Intelijen Email
Klasifikasikan email masuk secara otomatis, ekstrak data dokumen dengan AI, dan cocokkan email dengan faktur, penawaran harga, dan tanda terima.
Ubah kotak surat bersama Anda menjadi kotak masuk dokumen
Email Intelligence memberi perusahaan Anda kotak surat khusus yang mengawasi pesan masuk, mengidentifikasi dokumen bisnis, mengekstrak data penting, dan menyarankan tautan ke catatan yang tepat di NomadBill. Ini dirancang sesuai dengan cara kerja pekerja lepas dan tim kecil: pemasok mengirim faktur melalui email, klien membalas penawaran, dan konfirmasi pembayaran tiba di kotak masuk yang sama.
Kotak surat agen
Setiap perusahaan mendapat satu kotak surat agen khusus dalam format agent_name@agent.nomadbill.co. Jika ruang kerja Anda menggunakan domain agen kustom, kotak surat akan menggunakan domain tersebut.
Hanya pemilik perusahaan yang dapat menyediakan kotak surat. Selama penyiapan, NomadBill menormalkan nama agen ke dalam format yang aman untuk kotak surat dengan mengonversinya menjadi huruf kecil, mengganti spasi dengan tanda hubung, dan membatasi slug hingga 40 karakter.
Setelah penyediaan dimulai, NomadBill:
- membuat hibah surat dengan Nylas
- menyimpan koneksi kotak surat dalam catatan
company_email_accounts - mendaftarkan webhook untuk acara email masuk
Webhook mendengarkan peristiwa berikut:
message.createdmessage.updatedgrant.expired
NomadBill mendaftarkan webhook di /api/public/nylas-webhook. Selama jabat tangan webhook awal, pengendali GET mengembalikan parameter kueri challenge persis seperti yang diterima.
Bagaimana email masuk diproses
Setiap pesan baru mengikuti alur pemrosesan yang sama sehingga hasilnya tetap konsisten dan duplikasi pekerjaan dapat dihindari.
Menerima acara webhook
Nylas mengirimkan peristiwa webhook ke /api/public/nylas-webhook saat pesan dibuat atau diperbarui, atau saat pemberian izin berakhir.
NomadBill dapat memverifikasi header x-nylas-signature dengan HMAC-SHA256. Verifikasi tanda tangan bersifat opsional, namun Anda harus memperlakukannya sebagai penyiapan produksi yang direkomendasikan.
Ambil email lengkapnya
Setelah peristiwa valid tiba, NomadBill mengambil konten email lengkap dan metadata dari kotak surat yang terhubung.
Sistem ini juga melindungi terhadap pemrosesan duplikat. Jika email yang sama sudah selesai, dilewati, atau masih diproses dalam jangka waktu lima menit, NomadBill tidak menganalisisnya lagi.
Lewati pesan yang tidak boleh dianalisis
NomadBill melewatkan pesan yang dikirim dari kotak surat agen itu sendiri. Penjaga email mandiri ini mencegah loop dan menghindari analisis email yang dihasilkan sistem.
Pesan keluar atau tidak relevan juga dapat dikecualikan selama klasifikasi jika pesan tersebut tidak mewakili dokumen bisnis yang dapat digunakan.
Unduh lampiran dan isi pesan
Pemroses mengumpulkan isi email dan semua lampiran yang tersedia sebelum menjalankan analisis dokumen.
Hal ini memberikan konteks yang cukup kepada pengklasifikasi untuk mengenali apakah pesan tersebut berisi faktur, tanda terima, penawaran harga, konfirmasi, atau jenis dokumen lainnya.
Jalankan klasifikasi dan ekstraksi AI
NomadBill mengirimkan konten email ke pipeline AI menggunakan google/gemini-3.6-flash melalui gateway Lovable AI.
Model mengklasifikasikan dokumen dan mengekstrak bidang terstruktur seperti total, tanggal, nama, dan nomor referensi sehingga Anda dapat meninjaunya di dalam NomadBill alih-alih menyalin data secara manual.
Hitung saran yang cocok
Setelah ekstraksi, mesin pencocokan membandingkan email dengan faktur, penawaran harga, faktur masuk, transaksi bank, dan pelanggan di perusahaan Anda.
Setiap kemungkinan pertandingan mendapat skor. NomadBill menyimpan saran yang memenuhi ambang batas minimum dan menampilkan kandidat terkuat terlebih dahulu.
Simpan hasilnya dan pertahankan keputusan Anda
Analisis akhir disimpan dengan catatan email, termasuk data yang diekstraksi dan tautan yang disarankan.
Jika Anda sudah menautkan atau menolak saran, NomadBill mempertahankan keputusan tersebut untuk analisis ulang nanti, bukannya mengatur ulang pekerjaan Anda.
Klasifikasi dokumen
Email Intelligence mengklasifikasikan setiap pesan yang dianalisis ke dalam salah satu jenis dokumen berikut:
incoming_invoicereceiptoutgoing_invoicequotepayment_confirmationremindercontractother
Klasifikasi membantu NomadBill memutuskan tindakan apa yang akan ditawarkan selanjutnya. Misalnya, hanya email incoming_invoice dan receipt yang dapat langsung diubah menjadi catatan faktur masuk.
Data yang diekstraksi AI
Hasil analisis dapat mencakup bidang yang diekstraksi berikut ini.
Jenis dokumen yang terdeteksi untuk email.
Skor keyakinan model untuk hasil klasifikasi.
Ringkasan singkat tentang isi email atau lampiran tersebut.
Nomor faktur, kuitansi, penawaran, atau konfirmasi utama terdeteksi dalam dokumen.
Pengidentifikasi referensi tambahan ditemukan di email atau lampiran.
Jumlah total kotor yang terdeteksi untuk dokumen tersebut.
Jumlah bersih sebelum PPN, pada saat dokumen menyediakannya.
Jumlah PPN yang diambil dari dokumen.
Tarif PPN bila dapat diidentifikasi secara andal.
Kode mata uang yang terdeteksi untuk jumlah dokumen.
Tanggal penerbitan ditemukan dalam dokumen.
Tanggal jatuh tempo pembayaran, bila ada.
Nama pemasok atau pengirim yang terkait dengan dokumen.
Nama pelanggan yang direferensikan dalam dokumen.
Nomor rekening bank terdeteksi di email atau dokumen.
Kategori luas yang ditetapkan selama analisis.
Teks dokumen yang diekstraksi digunakan untuk klasifikasi dan pencocokan hilir.
Item baris terdeteksi dari dokumen, ketika lampiran berisi detail yang diperinci.
Pencocokan dan saran
Setelah analisis, NomadBill mencari catatan terkait di ruang kerja Anda dan menilai setiap kandidat. Saran harus mencapai skor minimum 0.35 agar dapat muncul, dan sistem mengembalikan hingga 12 saran per email.
Mesin pencocokan mengevaluasi beberapa jenis catatan:
- faktur
- penawaran
- faktur masuk
- transaksi perbankan
- pelanggan
Untuk invoice, sinyal terkuatnya adalah nomor dokumen, jumlah, penerima, dan identitas pelanggan. Model penilaian menambahkan poin untuk:
- nomor ditemukan:
+0.55 - jumlah dalam sekitar
±0.5%atau±0.02:+0.30 - kecocokan mata uang:
+0.05 - tanggal dalam 14 hari:
+0.10 sent_toberisi email pengirim:+0.25- pencocokan nama pelanggan:
+0.15
Untuk transaksi bank, mesinnya berfokus pada bukti pembayaran dan identitas rekanan. Ini menambahkan poin untuk:
- jumlah yang cocok:
+0.45 - nomor calon ditemukan:
+0.35 - kecocokan nama rekanan:
+0.20 - tanggal dalam 30 hari:
+0.10
Untuk pelanggan, mesin mencoba mengidentifikasi pemilik email sebelum menyarankan catatan operasional. Ini menambahkan poin untuk:
- email yang sama persis:
+0.80 - domain yang sama:
+0.50 - nama yang cocok:
+0.30
Skor ini bersifat tambahan, jadi pencocokan kuat biasanya menggabungkan beberapa sinyal sekaligus alih-alih bergantung pada satu bidang.
Mengelola tautan email
NomadBill melacak bagaimana setiap email berhubungan dengan catatan Anda. Tautan dapat berada di salah satu dari tiga negara bagian:
- Disarankan — NomadBill menemukan kemungkinan kecocokan dan menunggu ulasan Anda.
- Tertaut — Anda mengonfirmasi bahwa email tersebut milik faktur, penawaran harga, tanda terima, transaksi, atau pelanggan tertentu.
- Ditolak — Anda menolak saran, dan keputusan tersebut dipertahankan jika email dianalisis lagi.
Gunakan kartu Intelijen Email pada tampilan email untuk meninjau bidang yang diekstraksi, memeriksa saran, dan mengonfirmasi atau menolak kecocokan. Ketika email sudah terhubung ke catatan, aktivitas email tertaut juga muncul dari sisi lain pada halaman faktur, penawaran harga, tanda terima, transaksi, dan detail pelanggan.
Jika jenis dokumennya incoming_invoice atau receipt, Anda dapat membuat invoice masuk langsung dari email. Tindakan createReceiptFromEmail menggunakan data dokumen yang diekstraksi untuk mengisi catatan baru terlebih dahulu dan menghindari pembuatan duplikat ketika email sudah diproses atau sengaja dilewati.
Pembaruan Intelijen Email hampir secara real-time. NomadBill mendengarkan aktivitas kotak surat melalui Supabase Realtime di company_email_accounts.last_event_at dan kembali ke siklus polling 30 detik bila diperlukan.