Gestione intelligente delle email
Classifica automaticamente le e-mail in arrivo, estrai i dati dei documenti con l'intelligenza artificiale e abbina le e-mail a fatture, preventivi e ricevute.
Trasforma la tua casella di posta condivisa in una casella di posta per documenti
Gestione intelligente delle email offre alla tua azienda una casella di posta dedicata che controlla i messaggi in arrivo, identifica i documenti aziendali, estrae i dati chiave e suggerisce collegamenti ai record corretti in NomadBill. È progettato per il modo in cui già lavorano freelance e piccoli team: i fornitori inviano fatture via e-mail, i clienti rispondono ai preventivi e le conferme di pagamento arrivano nella stessa casella di posta.
Casella di posta dell'agente
Ogni azienda riceve una casella di posta dedicata per l'agente nel formato agent_name@agent.nomadbill.co. Se l'area di lavoro utilizza un dominio dell'agente personalizzato, la casella di posta utilizza invece quel dominio.
Solo il proprietario dell'azienda può fornire la casella di posta. Durante la configurazione, NomadBill normalizza il nome dell'agente in un formato sicuro per la casella di posta convertendolo in lettere minuscole, sostituendo gli spazi con trattini e limitando lo slug a 40 caratteri.
Una volta avviato il provisioning, NomadBill:
- crea un’autorizzazione alla casella di posta con Nylas
- memorizza la connessione alla casella di posta nel record
company_email_accounts - registra un webhook per gli eventi di posta in entrata
Il webhook ascolta questi eventi:
-message.created
-message.updated
-grant.expired
NomadBill registra il webhook su /api/public/nylas-webhook. Durante l'handshake iniziale del webhook, il gestore GET restituisce il parametro di query challenge esattamente come ricevuto.
Come vengono elaborate le email in arrivo
Ogni nuovo messaggio segue lo stesso flusso di elaborazione in modo che i risultati rimangano coerenti e si evitino lavori duplicati.
Ricevi l'evento webhook
Nylas invia un evento webhook a /api/public/nylas-webhook quando un messaggio viene creato o aggiornato o quando scade una concessione.
NomadBill può verificare l'intestazione x-nylas-signature con HMAC-SHA256. La verifica della firma è facoltativa, ma dovresti trattarla come la configurazione di produzione consigliata.
Recupera l'e-mail completa
Dopo l'arrivo di un evento valido, NomadBill recupera l'intero contenuto dell'e-mail e i metadati dalla casella di posta connessa.
Il sistema protegge inoltre da elaborazioni doppie. Se la stessa email è già stata completata, già saltata o è ancora in fase di elaborazione entro un intervallo di cinque minuti, NomadBill non la analizza nuovamente.
Salta i messaggi che non devono essere analizzati
NomadBill ignora i messaggi inviati dalla casella di posta dell'agente stesso. Questa protezione automatica della posta elettronica previene i loop ed evita l'analisi della posta generata dal sistema.
Anche i messaggi in uscita o irrilevanti possono essere esclusi dalla classificazione se non rappresentano un documento commerciale utilizzabile.
Scarica allegati e contenuto dei messaggi
Il processore raccoglie il corpo dell'e-mail e tutti gli allegati disponibili prima di eseguire l'analisi del documento.
Ciò fornisce al classificatore un contesto sufficiente per riconoscere se il messaggio contiene una fattura, una ricevuta, un preventivo, una conferma o un altro tipo di documento.
Esegui la classificazione e l'estrazione dell'intelligenza artificiale
NomadBill invia il contenuto dell'e-mail alla pipeline AI utilizzando google/gemini-3.6-flash tramite il gateway AI Lovable.
Il modello classifica il documento ed estrae campi strutturati come totali, date, nomi e numeri di riferimento in modo da poterli rivedere all'interno di NomadBill invece di copiare i dati manualmente.
Calcola i suggerimenti di corrispondenza
Dopo l'estrazione, il motore di corrispondenza confronta l'e-mail con fatture, preventivi, fatture passive, transazioni bancarie e clienti della tua azienda.
Ogni possibile corrispondenza ottiene un punteggio. NomadBill conserva i suggerimenti che soddisfano la soglia minima e mostra per primi i candidati più forti.
Memorizza il risultato e preserva le tue decisioni
L'analisi finale viene archiviata insieme al record dell'e-mail, inclusi i dati estratti e i collegamenti suggeriti.
Se hai già collegato o rifiutato un suggerimento, NomadBill conserva tale decisione in una successiva rianalisi invece di reimpostare il tuo lavoro.
Classificazione dei documenti
Gestione intelligente delle email classifica ciascun messaggio analizzato in uno di questi tipi di documenti:
-incoming_invoice
-receipt
-outgoing_invoice
-quote
-payment_confirmation
-reminder
-contract
-other
La classificazione aiuta NomadBill a decidere quali azioni offrire successivamente. Ad esempio, solo le e-mail incoming_invoice e receipt possono essere trasformate direttamente in un record di fatture passive.
Dati estratti dall'intelligenza artificiale
Il risultato dell'analisi può includere i seguenti campi estratti.
Il tipo di documento rilevato per l'e-mail.
Il punteggio di confidenza del modello per il risultato della classificazione.
Un breve riepilogo di ciò che sembra contenere l'e-mail o l'allegato.
Il numero principale della fattura, ricevuta, preventivo o conferma rilevato nel documento.
Identificatori di riferimento aggiuntivi trovati nell'e-mail o nell'allegato.
L'importo lordo totale rilevato per il documento.
L'importo netto prima dell’IVA, quando il documento lo prevede.
L'importo IVA estratto dal documento.
La aliquota IVA quando può essere identificata in modo affidabile.
Il codice valuta rilevato per l'importo del documento.
La data di emissione trovata nel documento.
La data di scadenza del pagamento, se presente.
Il nome del fornitore o del mittente associato al documento.
Il nome del cliente a cui si fa riferimento nel documento.
Il numero di conto bancario rilevato nell'e-mail o nel documento.
Una categoria ampia assegnata durante l'analisi.
Il testo del documento estratto utilizzato per la classificazione e la corrispondenza a valle.
Elementi riga rilevati dal documento, quando l'allegato contiene dettagli dettagliati.
Abbinamento e suggerimenti
Dopo l'analisi, NomadBill cerca i record correlati nell'area di lavoro e assegna un punteggio a ciascun candidato. Per essere visualizzato, un suggerimento deve raggiungere un punteggio minimo di 0.35 e il sistema restituisce fino a 12 suggerimenti per email.
Il motore di corrispondenza valuta diversi tipi di record:
- fatture
- citazioni
- fatture passive
- operazioni bancarie
- clienti
Per le fatture, i segnali più forti sono il numero del documento, l’importo, il destinatario e l’identità del cliente. Il modello di punteggio aggiunge punti per:
- numero trovato:
+0.55 - importo compreso tra
±0.5%o±0.02:+0.30 - corrispondenza valutaria:
+0.05 - data entro 14 giorni:
+0.10 sent_tocontiene l'e-mail del mittente:+0.25- corrispondenza del nome del cliente:
+0.15
Per le transazioni bancarie, il motore si concentra sulle prove di pagamento e sull'identità della controparte. Aggiunge punti per:
- corrispondenza importo:
+0.45 - numero candidato trovato:
+0.35 - corrispondenza del nome della controparte:
+0.20 - data entro 30 giorni:
+0.10
Per i clienti, il motore tenta di identificare a chi appartiene l'e-mail prima di suggerire record operativi. Aggiunge punti per:
- corrispondenza esatta dell'e-mail:
+0.80 - stesso dominio:
+0.50 - corrispondenza del nome:
+0.30
Questi punteggi sono additivi, quindi le corrispondenze forti solitamente combinano più segnali contemporaneamente invece di dipendere da un campo.
Gestione dei collegamenti e-mail
NomadBill tiene traccia di come ogni email si collega ai tuoi record. I collegamenti possono trovarsi in uno dei tre stati:
- Suggested — NomadBill ha trovato una corrispondenza probabile ed è in attesa della tua revisione.
- Linked: hai confermato che l'e-mail appartiene a una fattura, preventivo, ricevuta, transazione o cliente specifico.
- Dismissed: hai rifiutato un suggerimento e la decisione viene mantenuta se l'e-mail viene analizzata nuovamente.
Utilizza la scheda Gestione intelligente delle email nella visualizzazione email per rivedere i campi estratti, esaminare i suggerimenti e confermare o ignorare le corrispondenze. Quando un'e-mail è già connessa a un record, l'attività e-mail collegata viene visualizzata anche dall'altro lato nelle pagine delle fatture, dei preventivi, delle ricevute, delle transazioni e dei dettagli del cliente.
Se il tipo di documento è incoming_invoice o receipt, puoi creare una fattura passiva direttamente dall'e-mail. L'azione createReceiptFromEmail utilizza i dati del documento estratto per precompilare il nuovo record ed evita di creare duplicati quando l'e-mail è già stata elaborata o ignorata intenzionalmente.
Aggiornamenti di Gestione intelligente delle email quasi in tempo reale. NomadBill ascolta l'attività della casella di posta tramite Supabase Realtime su company_email_accounts.last_event_at e torna a un ciclo di polling di 30 secondi quando necessario.