Fatturazione
Crea, invia e monitora fatture in più valute con il calcolo dell’IVA, la generazione PDF e i pagamenti Stripe.
Crea, invia e monitora le fatture
Utilizza la fatturazione NomadBill per creare fatture professionali, calcolare IVA, esportare PDF con marchio, inviare fatture tramite e-mail e accettare pagamenti online tramite Stripe. Puoi gestire fatture bozze e inviate, tenere traccia dello stato di avanzamento dei pagamenti e mantenere coerenti i numeri delle fatture in tutta l'azienda.
Se inizi da un preventivo approvato, utilizza il flusso dal preventivo alla fattura descritto in Preventivi.
Stati della fattura
NomadBill tiene traccia delle fatture con due campi separati: status e payment_status. Il badge della fattura dà priorità alle informazioni di pagamento, quindi quando payment_status è paid, la fattura viene visualizzata come pagata anche se il campo generale status mostrerebbe altrimenti qualcos'altro.
| Campo | Valori | Cosa significa |
|---|---|---|
status | draft, sent, paid, overdue | Lo stato del ciclo di vita del documento |
payment_status | unpaid, pending, paid, failed | Lo stato di elaborazione dei pagamenti |
Un modo pratico per leggerlo è:
draft: stai ancora modificando la fattura e non hai finalizzato l'invio.sent— la fattura è stata consegnata o contrassegnata come inviata.overdue: la data di scadenza è passata e la fattura non è ancora stata saldata.paid— la fattura è saldata.
Gli stati specifici per i pagamenti aggiungono ulteriori dettagli:
unpaid— nessun pagamento è stato ancora registrato.pending: il pagamento è in corso.paid— pagamento completato con successo.failed: un tentativo di pagamento non è stato completato.
Se una fattura mostra paid nell'interfaccia utente, lo stato pagato ha la priorità sullo stato generale del documento per la visualizzazione del badge.
Creazione di una fattura
Crea una nuova fattura dall'area Fatture, completa i dettagli del cliente e della fatturazione, aggiungi le voci e quindi esamina il risultato prima di inviarlo. NomadBill conserva le fatture non completate come bozze in modo da poterle ritornare in seguito.
Apri una nuova fattura
Vai a Fatture e crea una nuova fattura. NomadBill prepara il documento con il tuo contesto aziendale e assegna la numerazione al momento della creazione della fattura.
Quando la fattura si apre, dovresti vedere campi di fatturazione, voci, totali e impostazioni del documento modificabili.
Aggiungi i dettagli del cliente e della fatturazione
Inserisci le informazioni sul cliente, la data della fattura, la data di scadenza, la valuta e la lingua. Scegli la lingua della fattura che corrisponde al destinatario in modo che le etichette nel PDF e nell'e-mail siano presentate correttamente.
Dopo il salvataggio, la fattura rimane nello stato draft finché non la invii o non la contrassegni diversamente.
Aggiungi voci
Aggiungi ogni prodotto o servizio come voce separata con nome, quantità e prezzo unitario. Includi una descrizione quando è necessario chiarire l'ambito, il periodo di fatturazione o i risultati finali.
Il totale parziale si aggiorna man mano che aggiungi o modifichi elementi.
Revisione IVA e totali
Confermare la percentuale IVA prima di inviare la fattura. NomadBill calcola il totale dal totale parziale e dalla percentuale IVA, quindi puoi verificare l'importo prima di generare PDF o il collegamento di pagamento.
Una fase di revisione corretta dovrebbe lasciarti con un totale parziale chiaro, un importo IVA e il totale finale.
Esporta, invia o riscuoti il pagamento
Una volta che la fattura sembra corretta, genera PDF, inviala tramite e-mail o abilita il pagamento Stripe se desideri che il cliente paghi online. Dopo l'invio, NomadBill può registrare i dettagli di consegna come chi ha ricevuto la fattura e quando è stata inviata.
A quel punto, la fattura passa dalla modifica al tracciamento attivo.
Voci
Ogni voce della fattura memorizza una struttura piccola e coerente in modo da poter mantenere gli addebiti chiari e prevedibili. Un voce include:
id— identificatore interno opzionalename: il titolo dell'vocedescription— testo di dettaglio opzionalequantity: quante unità fatturiprice— il prezzo per unità
Utilizza una voce per servizio, prodotto o periodo di fatturazione fatturabile. Ciò rende PDF più facile da leggere e aiuta il cliente a capire come è stato costruito il totale.
NomadBill supporta anche il riordino tramite trascinamento della selezione per gli voci. Riordina gli elementi in modo che corrispondano alla storia che desideri raccontare nella fattura, ad esempio elencando prima i servizi principali e infine le spese rimborsabili.
Calcolo dell’IVA
NomadBill calcola i totali delle fatture dal totale parziale e dalla percentuale IVA. La formula è:
total = subtotal + (subtotal x vat_percentage / 100)
La aliquota IVA predefinita è 19%, che corrisponde alla tariffa tedesca standard. È possibile modificare la percentuale IVA per fattura secondo necessità, purché il valore rimanga nell'intervallo consentito da 0 a 100.
Ciò significa:
0è valido per fatture esenti o con aliquota IVA zero19è il punto di partenza predefinito100è il limite superiore consentito
Controlla l'aliquota IVA prima di inviare la fattura, soprattutto se fatturi tra giurisdizioni diverse o se lavori con trattamenti fiscali misti.
Valute e lingue
NomadBill supporta cinque valute di fatturazione e quattro lingue di fatturazione. Questi valori vengono applicati, quindi le fatture utilizzano sempre una delle opzioni supportate.
Valute supportate
-EUR -USD -GBP -CHF -AED
Lingue supportate per le fatture
-DE -EN -FR -ES
Come viene scelta la valuta predefinita
NomadBill risolve la valuta della fattura in questo ordine:
- Valuta della fattura: se la fattura ha già una valuta, viene utilizzato tale valore.
- Valuta predefinita dell'azienda: se la fattura non ha una valuta esplicita, NomadBill controlla l'impostazione predefinita dell'azienda.
- Preferenza valuta globale: se nessuno dei primi due esiste, NomadBill torna alla valuta globale memorizzata nella memoria del browser locale come
nb.currency.
Questa priorità mantiene stabili le fatture esistenti offrendo allo stesso tempo un fallback a livello aziendale e a livello di utente.
Numerazione delle fatture
I numeri delle fatture utilizzano il formato R-00001. Il prefisso R identifica il tipo di documento e la parte numerica utilizza cinque cifre con zeri iniziali.
NomadBill genera numeri attraverso una funzione di database che assegna atomicamente il numero di documento successivo per ciascuna azienda. Ciò è importante se più persone creano fatture contemporaneamente, perché la sequenza rimane al sicuro dalle condizioni di competizione.
Due dettagli sono importanti per l’uso quotidiano:
- I numeri delle fatture sono per azienda, non condivisi a livello globale tra tutti gli account.
- Ogni numero di fattura deve essere univoco all'interno della stessa azienda attraverso la combinazione
company_ideinvoice_number.
##Generazione PDF
NomadBill può esportare fatture come documenti PDF per il download, la condivisione o l'invio via email. Il motore PDF utilizza i dati di fattura standard insieme al marchio della tua azienda per produrre un documento finito.
Il PDF generato utilizza un layout A4 verticale con margini 15 mm e può includere:
-logo aziendale
- colore del marchio
- tabella degli voci
- blocco totali
- coordinate bancarie
- piè di pagina
L'documenti PDF supporta anche tutte e quattro le lingue delle fatture, quindi le etichette vengono visualizzate nella lingua selezionata sulla fattura. Se utilizzi layout PDF personalizzati, NomadBill supporta anche il rendering basato su modelli.
Invio di fatture tramite e-mail
NomadBill invia e-mail di fatturazione tramite Resend utilizzando noreply@nomadbill.co come indirizzo del mittente. È possibile inviare un'e-mail con documento con contenuto HTML e un allegato PDF opzionale oppure un'e-mail in stile riepilogo che registra i dettagli di consegna nel database.
Quando invii un'e-mail di riepilogo della fattura, NomadBill aggiorna questi campi di tracciamento:
sent_at— quando è stata inviata la fatturasent_to: quale destinatario l'ha ricevutoemail_status— impostato susent
Il contenuto dell'e-mail può includere:
- il numero del documento
- il nome del cliente
- un messaggio personalizzato opzionale
- l'importo totale
Ciò fornisce sia la consegna in uscita che una traccia di controllo di base all'interno del record della fattura.
Accettazione pagamenti con Stripe
Abilita Stripe su una fattura quando desideri che il cliente paghi tramite una pagina di pagamento ospitata. NomadBill crea una sessione di pagamento Stripe per la fattura e invia il cliente a Stripe per completare il pagamento.
Come funziona il flusso Stripe
Abilita Stripe per la fattura
Attiva Stripe per la fattura in modo che stripe_enabled sia attivo. Ciò contrassegna la fattura come idonea per il pagamento online.
Una volta abilitata, la fattura può creare una sessione di pagamento ospitata.
Crea la sessione di pagamento
NomadBill crea una sessione di pagamento Stripe dal totale della fattura. L'importo inviato a Stripe viene convertito in centesimi utilizzando Math.round(total_amount * 100) e il codice valuta viene convertito in lettere minuscole per l'API Stripe.
Ciò garantisce che Stripe riceva l'importo nel formato previsto.
Reindirizzare il cliente a Stripe
Il cliente viene reindirizzato alla pagina di pagamento ospitata da Stripe per completare il pagamento in modo sicuro. Non è necessario raccogliere i dati della carta direttamente nella pagina della fattura.
Un reindirizzamento riuscito significa che il cliente sta completando il pagamento su Stripe.
Gestire il successo o l'annullamento
Dopo il pagamento, Stripe rimanda il cliente a uno dei due percorsi di fatturazione:
- Successo:
/invoices/$id/pay/success - Annulla:
/invoices/$id/pay/cancel
La pagina di successo conferma il pagamento e attiva il monitoraggio dell'acquisto. La pagina di annullamento consente al cliente di riprovare.
Aggiorna la fattura dopo la conferma del webhook
Quando Stripe invia l'evento webhook checkout.session.completed, NomadBill aggiorna la fattura a payment_status=paid e status=paid.
Questo aggiornamento del webhook è ciò che finalizza lo stato di pagamento all'interno di NomadBill.
Fatture ricorrenti
Le fatture ricorrenti ti consentono di contrassegnare una fattura come parte di uno schema di fatturazione ripetuto. NomadBill lo memorizza con il flag is_recurring e un valore recurring_frequency.
Le frequenze ricorrenti supportate sono:
- weekly
- monthly
- quarterly
- yearly
Le fatture ricorrenti contengono solo metadati. NomadBill non esegue un processo cron automatico e non genera nuove fatture in base a una pianificazione solo da questo flag.
Utilizza le impostazioni ricorrenti per etichettare e organizzare la fatturazione ripetuta, ma non fare affidamento su di esse come motore di abbonamento automatizzato.