ईमेल इंटेलिजेंस

आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करें, AI के साथ दस्तावेज़ डेटा निकालें, और चालान, कोटेशन और रसीदों से ईमेल का मिलान करें।

अपने साझा मेलबॉक्स को दस्तावेज़ इनबॉक्स में बदलें

ईमेल इंटेलिजेंस आपकी कंपनी को एक समर्पित मेलबॉक्स देता है जो आने वाले संदेशों को देखता है, व्यावसायिक दस्तावेजों की पहचान करता है, मुख्य डेटा निकालता है, और NomadBill में सही रिकॉर्ड के लिंक सुझाता है। इसे फ्रीलांसरों और छोटी टीमों के पहले से ही काम करने के तरीके के लिए डिज़ाइन किया गया है: आपूर्तिकर्ता ईमेल द्वारा चालान भेजते हैं, ग्राहक कोटेशन का उत्तर देते हैं, और भुगतान की पुष्टि उसी इनबॉक्स में आती है।

एजेंट मेलबॉक्स

प्रत्येक कंपनी को agent_name@agent.nomadbill.co प्रारूप में एक समर्पित एजेंट मेलबॉक्स मिलता है। यदि आपका कार्यक्षेत्र कस्टम एजेंट डोमेन का उपयोग करता है, तो मेलबॉक्स इसके बजाय उस डोमेन का उपयोग करता है।

केवल कंपनी स्वामी ही मेलबॉक्स का प्रावधान कर सकता है। सेटअप के दौरान, NomadBill एजेंट नाम को लोअरकेस में परिवर्तित करके, रिक्त स्थान को हाइफ़न से बदलकर और स्लग को 40 वर्णों तक सीमित करके मेलबॉक्स-सुरक्षित प्रारूप में सामान्यीकृत करता है।

एक बार प्रावधान शुरू होने पर, NomadBill:

Nylas के साथ एक मेल अनुदान बनाता है
मेलबॉक्स कनेक्शन को company_email_accounts रिकॉर्ड में संग्रहीत करता है
आने वाली मेल घटनाओं के लिए एक वेबहुक पंजीकृत करता है

वेबहुक इन घटनाओं को सुनता है:

message.created
message.updated
grant.expired

NomadBill वेबहुक को /api/public/nylas-webhook पर पंजीकृत करता है। प्रारंभिक वेबहुक हैंडशेक के दौरान, GET हैंडलर challenge क्वेरी पैरामीटर को बिल्कुल उसी तरह लौटाता है जैसा प्राप्त हुआ था।

आने वाले ईमेल कैसे संसाधित किए जाते हैं

प्रत्येक नया संदेश समान प्रसंस्करण प्रवाह का अनुसरण करता है ताकि परिणाम सुसंगत रहें और डुप्लिकेट कार्य से बचा जा सके।

वेबहुक इवेंट प्राप्त करें

जब कोई संदेश बनाया या अपडेट किया जाता है, या जब अनुदान समाप्त हो जाता है, तो Nylas /api/public/nylas-webhook को एक वेबहुक इवेंट भेजता है।

NomadBill HMAC-SHA256 के साथ x-nylas-signature हेडर को सत्यापित कर सकता है। हस्ताक्षर सत्यापन वैकल्पिक है, लेकिन आपको इसे अनुशंसित उत्पादन सेटअप के रूप में मानना चाहिए।

पूरा ईमेल प्राप्त करें

एक वैध ईवेंट आने के बाद, NomadBill कनेक्टेड मेलबॉक्स से पूरी ईमेल सामग्री और मेटाडेटा प्राप्त करता है।

यह सिस्टम डुप्लिकेट प्रोसेसिंग से भी बचाता है। यदि वही ईमेल पहले ही पूरा हो चुका है, पहले ही छोड़ दिया गया है, या अभी भी पांच मिनट की विंडो के भीतर संसाधित किया जा रहा है, तो NomadBill इसका दोबारा विश्लेषण नहीं करता है।

उन संदेशों को छोड़ें जिनका विश्लेषण नहीं किया जाना चाहिए

NomadBill एजेंट मेलबॉक्स से भेजे गए संदेशों को ही छोड़ देता है। यह स्व-ईमेल गार्ड लूप को रोकता है और सिस्टम-जनरेटेड मेल का विश्लेषण करने से बचाता है।

वर्गीकरण के दौरान आउटबाउंड या अप्रासंगिक संदेशों को भी बाहर रखा जा सकता है यदि वे उपयोगी व्यावसायिक दस्तावेज़ का प्रतिनिधित्व नहीं करते हैं।

अनुलग्नक और संदेश सामग्री डाउनलोड करें

दस्तावेज़ विश्लेषण चलाने से पहले प्रोसेसर ईमेल बॉडी और किसी भी उपलब्ध अनुलग्नक को इकट्ठा करता है।

यह क्लासिफायर को यह पहचानने के लिए पर्याप्त संदर्भ देता है कि संदेश में चालान, रसीद, कोटेशन, पुष्टिकरण या कोई अन्य दस्तावेज़ प्रकार शामिल है या नहीं।

AI वर्गीकरण और निष्कर्षण चलाएँ

NomadBill, Lovable AI गेटवे के माध्यम से google/gemini-3.6-flash का उपयोग करके AI पाइपलाइन पर ईमेल सामग्री भेजता है।

मॉडल दस्तावेज़ को वर्गीकृत करता है और कुल, दिनांक, नाम और संदर्भ संख्या जैसे संरचित फ़ील्ड निकालता है ताकि आप डेटा को हाथ से कॉपी करने के बजाय NomadBill के अंदर उनकी समीक्षा कर सकें।

मिलान सुझावों की गणना करें

निष्कर्षण के बाद, मिलान इंजन आपकी कंपनी के चालान, कोटेशन, आने वाले चालान, बैंक लेनदेन और ग्राहकों के साथ ईमेल की तुलना करता है।

प्रत्येक संभावित मैच को एक अंक मिलता है। NomadBill ऐसे सुझाव रखता है जो न्यूनतम सीमा को पूरा करते हैं और सबसे मजबूत उम्मीदवारों को पहले दिखाते हैं।

परिणाम को संग्रहित करें और अपने निर्णयों को सुरक्षित रखें

अंतिम विश्लेषण ईमेल रिकॉर्ड के साथ संग्रहीत किया जाता है, जिसमें निकाले गए डेटा और सुझाए गए लिंक शामिल हैं।

यदि आपने पहले ही किसी सुझाव को लिंक या खारिज कर दिया है, तो NomadBill आपके काम को रीसेट करने के बजाय बाद में पुन: विश्लेषण पर उस निर्णय को सुरक्षित रखता है।

दस्तावेज़ वर्गीकरण

ईमेल इंटेलिजेंस प्रत्येक विश्लेषण किए गए संदेश को इन दस्तावेज़ प्रकारों में से एक में वर्गीकृत करता है:

incoming_invoice
receipt
outgoing_invoice
quote
payment_confirmation
reminder
contract
other

वर्गीकरण NomadBill को यह तय करने में मदद करता है कि आगे क्या कार्रवाई पेश की जाए। उदाहरण के लिए, केवल incoming_invoice और receipt ईमेल को सीधे इनकमिंग इनवॉइस रिकॉर्ड में बदला जा सकता है।

एआई-निकाले गए डेटा

विश्लेषण परिणाम में निम्नलिखित निकाले गए फ़ील्ड शामिल हो सकते हैं।

doc_typestring

Required

ईमेल के लिए पता लगाया गया दस्तावेज़ प्रकार।

confidencenumber

वर्गीकरण परिणाम के लिए मॉडल आत्मविश्वास स्कोर।

summarystring

ईमेल या अनुलग्नक में क्या शामिल है इसका संक्षिप्त सारांश।

document_numberstring

दस्तावेज़ में पाया गया मुख्य चालान, रसीद, कोटेशन, या पुष्टिकरण संख्या।

reference_numbersarray

ईमेल या अनुलग्नक में अतिरिक्त संदर्भ पहचानकर्ता पाए गए।

total_amountnumber

दस्तावेज़ के लिए पता लगाई गई कुल सकल राशि.

net_amountnumber

VAT से पहले की शुद्ध राशि, जब दस्तावेज़ इसे प्रदान करता है।

vat_amountnumber

दस्तावेज़ से VAT राशि निकाली गई।

vat_percentagenumber

VAT दर जब इसे विश्वसनीय रूप से पहचाना जा सकता है।

currencystring

दस्तावेज़ राशि के लिए पता लगाया गया मुद्रा कोड।

document_datestring

दस्तावेज़ में जारी करने की तारीख पाई गई.

due_datestring

भुगतान देय तिथि, जब मौजूद हो।

vendor_namestring

दस्तावेज़ से जुड़े आपूर्तिकर्ता या प्रेषक का नाम।

customer_namestring

दस्तावेज़ में संदर्भित ग्राहक का नाम.

ibanstring

ईमेल या दस्तावेज़ में पाया गया बैंक खाता नंबर।

categorystring

विश्लेषण के दौरान सौंपी गई एक व्यापक श्रेणी।

ocr_textstring

निकाले गए दस्तावेज़ पाठ का उपयोग डाउनस्ट्रीम वर्गीकरण और मिलान के लिए किया जाता है।

line_itemsarray

दस्तावेज़ से लाइन आइटम का पता लगाया गया, जब अनुलग्नक में आइटमयुक्त विवरण शामिल हो।

मिलान और सुझाव

विश्लेषण के बाद, NomadBill आपके कार्यक्षेत्र में संबंधित रिकॉर्ड ढूंढता है और प्रत्येक उम्मीदवार को स्कोर देता है। एक सुझाव प्रदर्शित होने के लिए न्यूनतम 0.35 स्कोर तक पहुंचना चाहिए, और सिस्टम प्रति ईमेल 12 सुझाव तक लौटाता है।

मिलान इंजन कई रिकॉर्ड प्रकारों का मूल्यांकन करता है:

चालान
कोटेशन
आने वाले चालान
बैंक लेनदेन
ग्राहकों

चालान के लिए, सबसे मजबूत संकेत दस्तावेज़ संख्या, राशि, प्राप्तकर्ता और ग्राहक की पहचान हैं। स्कोरिंग मॉडल इसके लिए अंक जोड़ता है:

नंबर मिला: +0.55
±0.5% या ±0.02 के भीतर राशि: +0.30
मुद्रा मिलान: +0.05
14 दिनों के भीतर की तारीख: +0.10
sent_to में प्रेषक का ईमेल शामिल है: +0.25
ग्राहक नाम मिलान: +0.15

बैंक लेनदेन के लिए, इंजन भुगतान साक्ष्य और समकक्ष पहचान पर ध्यान केंद्रित करता है। यह इसके लिए अंक जोड़ता है:

राशि मिलान: +0.45
उम्मीदवार संख्या मिली: +0.35
समकक्ष नाम मिलान: +0.20
30 दिनों के भीतर की तारीख: +0.10

ग्राहकों के लिए, इंजन परिचालन रिकॉर्ड का सुझाव देने से पहले यह पहचानने की कोशिश करता है कि ईमेल किसका है। यह इसके लिए अंक जोड़ता है:

सटीक ईमेल मिलान: +0.80
एक ही डोमेन: +0.50
नाम मिलान: +0.30

ये स्कोर योगात्मक होते हैं, इसलिए मजबूत मैच आमतौर पर एक क्षेत्र पर निर्भर होने के बजाय एक साथ कई संकेतों को जोड़ते हैं।

ईमेल लिंक प्रबंधित करना

NomadBill इस बात पर नज़र रखता है कि प्रत्येक ईमेल आपके रिकॉर्ड से कैसे संबंधित है। लिंक तीन स्थितियों में से एक में हो सकते हैं:

सुझावित - NomadBill को एक संभावित मिलान मिला और वह आपकी समीक्षा की प्रतीक्षा कर रहा है।
लिंक्ड — आपने पुष्टि की है कि ईमेल किसी विशिष्ट चालान, कोटेशन, रसीद, लेनदेन या ग्राहक का है।
ख़ारिज — आपने एक सुझाव को अस्वीकार कर दिया है, और यदि ईमेल का दोबारा विश्लेषण किया जाता है तो वह निर्णय सुरक्षित रखा जाता है।

निकाले गए फ़ील्ड की समीक्षा करने, सुझावों का निरीक्षण करने और मिलानों की पुष्टि या ख़ारिज करने के लिए ईमेल दृश्य पर ईमेल इंटेलिजेंस कार्ड का उपयोग करें। जब कोई ईमेल पहले से ही किसी रिकॉर्ड से जुड़ा होता है, तो लिंक की गई ईमेल गतिविधि दूसरी तरफ से चालान, कोटेशन, रसीद, लेनदेन और ग्राहक विवरण पृष्ठों पर भी दिखाई देती है।

यदि दस्तावेज़ प्रकार incoming_invoice या receipt है, तो आप सीधे ईमेल से एक इनकमिंग इनवॉइस बना सकते हैं। createReceiptFromEmail क्रिया नए रिकॉर्ड को पहले से भरने के लिए निकाले गए दस्तावेज़ डेटा का उपयोग करती है और जब ईमेल पहले ही संसाधित हो चुका हो या जानबूझकर छोड़ दिया गया हो तो डुप्लिकेट बनाने से बचता है।

लगभग वास्तविक समय में ईमेल इंटेलिजेंस अपडेट। NomadBill, company_email_accounts.last_event_at पर Supabase रीयलटाइम के माध्यम से मेलबॉक्स गतिविधि को सुनता है और जरूरत पड़ने पर 30-सेकंड के मतदान चक्र पर वापस आ जाता है।