Facturas entrantes
Cargue y administre facturas, recibos y gastos de proveedores con cálculo automático del IVA y conciliación bancaria.
Realice un seguimiento de las facturas y recibos de los proveedores en un solo lugar
Las facturas entrantes le permiten almacenar facturas de proveedores, recibos y otros gastos comerciales junto con el resto de sus registros. Puede cargar un PDF o una imagen, completar los detalles de la factura, realizar un seguimiento de si se ha pagado y relacionarlo con una transacción bancaria cuando aparezca el pago.
NomadBill mantiene el archivo original en un almacenamiento seguro, calcula los montos del IVA automáticamente y muestra información relacionada, como correos electrónicos vinculados, campos personalizados y pagos bancarios coincidentes en la página de detalles de la factura.
Los archivos de carga admitidos incluyen PDF y archivos de imagen. NomadBill almacena cada archivo en el depósito de almacenamiento incoming-invoices utilizando un patrón de ruta por usuario de userId/timestamp-filename.
Cargando recibos
Utilice el área de facturas entrantes cuando desee agregar una factura de proveedor manualmente desde un archivo.
Abrir facturas entrantes
Vaya a la sección de facturas entrantes en NomadBill e inicie una nueva carga.
Esta es la mejor opción cuando ya tienes el recibo o factura del proveedor guardado en tu dispositivo.
Sube el archivo
Seleccione un archivo PDF o imagen desde su computadora o teléfono.
NomadBill almacena el archivo cargado en un almacenamiento seguro y mantiene una ruta de archivo en el registro de la factura. Cuando abre el archivo más tarde, NomadBill genera un enlace de visualización firmado que permanece válido durante 60 segundos.
Ingrese los detalles de la factura
Agregue el proveedor, la factura, el IVA y la información de pago del documento.
Después de guardar la factura, debería verla en su lista de facturas entrantes y poder abrir su página de detalles.
Revisa la página de detalles
Abra la factura guardada para verificar la información.
La vista detallada incluye tarjetas separadas para detalles de proveedores, detalles de facturas, campos personalizados, correos electrónicos vinculados y pagos bancarios.
Detalles del proveedor y de la factura
Cada factura entrante almacena tanto información del proveedor como información específica de la factura. Las categorías son texto libre, por lo que puede utilizar la estructura de nombres que se adapte a su flujo de trabajo contable.
Campos de proveedor
Nombre del proveedor o comerciante que emitió la factura o recibo.
Dirección postal del proveedor.
Número de registro de IVA del proveedor, si está disponible en el documento.
Campos de factura
Número de factura o recibo propio del proveedor.
Fecha que aparece en la factura del proveedor.
Fecha de vencimiento del pago de la factura.
Fecha en que se pagó la factura. La conciliación bancaria puede actualizar esto cuando se iguala un pago.
Categoría de texto libre para el gasto. NomadBill no impone una lista de categorías predefinidas.
Notas internas sobre el recibo, proveedor o gasto.
Moneda utilizada en la factura. Los valores admitidos son EUR, USD, GBP, CHF y AED.
EURUSDGBPCHFAEDEstado de pago actual de la factura. NomadBill admite unpaid y paid.
unpaidpaidCampos de importe
Importe de la factura antes del IVA.
Tipo de IVA aplicado al importe de la factura.
Importe del IVA calculado.
Importe bruto de la factura incluido el IVA.
Archivar y registrar metadatos
Ruta de almacenamiento del archivo de factura o recibo cargado.
Fecha en que se cargó el archivo en NomadBill.
Cálculo del IVA y del importe
NomadBill recalcula los totales de las facturas automáticamente, por lo que no es necesario actualizar cada campo de importe manualmente. Esto reduce los errores de entrada, especialmente cuando sólo conoce el importe neto y el tipo de IVA o sólo tiene el total bruto de un recibo.
Si cambia net_amount o vat_percentage, NomadBill vuelve a calcular tanto vat_amount como amount. El importe bruto utiliza esta fórmula: gross = net * (1 + pct / 100).
Si cambia amount, NomadBill vuelve a calcular net_amount y vat_amount en función del porcentaje de IVA actual. Esto ayuda cuando el recibo muestra solo el total final y el tipo de IVA.
Verifique los valores recalculados antes de guardarlos cuando el recibo incluya descuentos, tasas de IVA mixtas o formato de proveedor que no separe claramente el IVA neto y el IVA.
Estado de pago y conciliación bancaria
El estado de pago le ayuda a realizar un seguimiento de qué facturas de proveedores aún están abiertas y cuáles ya se han pagado. NomadBill utiliza dos estados: unpaid y paid.
Si conecta la sincronización bancaria, NomadBill puede hacer coincidir las transacciones bancarias salientes con las facturas entrantes automáticamente. La lógica de coincidencia busca:
- Una transacción saliente con un importe inferior a cero
- La exactamente la misma cantidad
- La misma moneda
- Una fecha de transacción dentro de 14 días de la fecha de la factura
Cuando NomadBill encuentra una coincidencia, vincula la transacción a la factura entrante y establece el estado del pago en paid. Los pagos bancarios vinculados aparecen en la tarjeta de pagos bancarios en la página de detalles de la factura.
También puedes gestionar la conexión manualmente desde el área de sincronización bancaria. Si desvincula una transacción coincidente, NomadBill cambia el estado del pago nuevamente a unpaid.
Para conocer el flujo de trabajo de coincidencia completo, consulte Sincronización bancaria.
Integración de inteligencia de correo electrónico
NomadBill también puede crear una factura entrante a partir de datos de correo electrónico. Cuando la inteligencia de correo electrónico extrae los detalles del recibo o de la factura del proveedor de un mensaje, createReceiptFromEmail puede crear el registro de factura entrante por usted.
Esto es útil cuando los proveedores envían facturas por correo electrónico y desea reducir la entrada manual. Después de la creación, puede abrir la página de detalles de la factura, revisar los campos extraídos, agregar notas o categorías y confirmar si el pago ya se ha igualado.
La página de detalles también incluye una tarjeta de correo electrónico vinculada, que le ayuda a rastrear la factura hasta el contexto del correo electrónico original cuando sea necesario.
Para conocer el flujo de trabajo del correo electrónico, consulte Inteligencia de correo electrónico.