Facturación
cree, envíe y realice un seguimiento de facturas en varias monedas con cálculo del IVA, generación de PDF y pagos Stripe.
Crear, enviar y realizar un seguimiento de facturas
Utilice la facturación de NomadBill para crear facturas profesionales, calcular el IVA, exportar archivos PDF de marca, enviar facturas por correo electrónico y aceptar pagos en línea a través de Stripe. Puede administrar facturas en borrador y enviadas, realizar un seguimiento del progreso de los pagos y mantener los números de factura consistentes en toda su empresa.
Si comienza a partir de una cotización aprobada, utilice el flujo de cotización a factura descrito en Cotizaciones.
Estados de factura
NomadBill realiza un seguimiento de las facturas con dos campos separados: status y payment_status. La insignia de factura prioriza la información de pago, por lo que cuando payment_status es paid, la factura se muestra como pagada incluso si el campo general status mostraría algo más.
| Campo | Valores | Lo que significa |
|---|---|---|
status | draft, sent, paid, overdue | El estado del ciclo de vida del documento |
payment_status | unpaid, pending, paid, failed | El estado de procesamiento de pagos |
Una forma práctica de leer esto es:
draft: todavía estás editando la factura y no has finalizado su envío.sent: la factura ha sido entregada o marcada como enviada.overdue: la fecha de vencimiento ha pasado y la factura aún no se ha liquidado.paid— la factura se liquida.
Los estados específicos de pago agregan más detalles:
unpaid: aún no se ha registrado ningún pago.pending: el pago está en curso.paid— pago completado exitosamente.failed: no se completó un intento de pago.
Si una factura muestra paid en la interfaz de usuario, ese estado pagado tiene prioridad sobre el estado general del documento para mostrar la credencial.
Creando una factura
Cree una nueva factura desde el área Facturas, complete los detalles del cliente y de facturación, agregue sus líneas de pedido y luego revise el resultado antes de enviarla. NomadBill mantiene las facturas sin terminar como borradores para que puedas volver a consultarlas más tarde.
Abrir una nueva factura
Vaya a Facturas y cree una nueva factura. NomadBill prepara el documento con el contexto de su empresa y asigna una numeración cuando se crea la factura.
Cuando se abra la factura, debería ver campos de facturación, artículos de línea, totales y configuraciones de documentos editables.
Agregar detalles de cliente y facturación
Ingrese la información del cliente, fecha de factura, fecha de vencimiento, moneda e idioma. Elija el idioma de la factura que coincida con el destinatario para que las etiquetas en el PDF y el correo electrónico se presenten correctamente.
Después de guardarla, la factura permanece en estado borrador hasta que la envíe o la marque de otra manera.
Agregar líneas de pedido
Agregue cada producto o servicio como una línea separada con un nombre, cantidad y precio unitario. Incluya una descripción cuando necesite aclarar el alcance, el período de facturación o los entregables.
Su subtotal se actualiza a medida que agrega o edita elementos.
Revisar IVA y totales
Confirma el porcentaje de IVA antes de enviar la factura. NomadBill calcula el total a partir del subtotal y el porcentaje de IVA, para que puedas verificar el monto antes de generar el PDF o el enlace de pago.
Un paso de revisión correcto debería dejarle con un subtotal claro, el monto del IVA y el total final.
Exportar, enviar o cobrar pagos
Una vez que la factura parezca correcta, genere el PDF, envíelo por correo electrónico o habilite el pago de Stripe si desea que el cliente pague en línea. Después del envío, NomadBill puede registrar los detalles de la entrega, como quién recibió la factura y cuándo se envió.
En ese momento, la factura pasa de la edición al seguimiento activo.
Líneas de pedido
Cada línea de pedido de la factura almacena una estructura pequeña y coherente para que pueda mantener los cargos claros y predecibles. Una línea de pedido incluye:
id— identificador interno opcionalname: el título de la línea de pedido.description— texto detallado opcionalquantity— cuántas unidades facturasprice— el precio por unidad
Utilice una línea de pedido por servicio, producto o período de facturación facturable. Esto hace que el PDF sea más fácil de leer y ayuda a su cliente a comprender cómo se generó el total.
NomadBill también admite el reordenamiento de líneas de pedido mediante arrastrar y soltar. Reordene los artículos para que coincidan con la historia que desea que cuente la factura, como enumerar los servicios principales primero y los gastos reembolsables al final.
Cálculo del IVA
NomadBill calcula los totales de las facturas a partir del subtotal y el porcentaje de IVA. La fórmula es:
total = subtotal + (subtotal x vat_percentage / 100)
El tipo de IVA predeterminado es 19%, que coincide con el tipo estándar alemán. Puedes cambiar el porcentaje de IVA por factura según sea necesario, siempre y cuando el valor se mantenga dentro del rango permitido de 0 a 100.
Eso significa:
0es válido para facturas exentas de IVA o con tasa cero19es el punto de partida predeterminado100es el límite superior permitido
Verifique el tipo de IVA antes de enviar la factura, especialmente si factura entre jurisdicciones o trabaja con tratamientos impositivos mixtos.
Monedas e idiomas
NomadBill admite cinco monedas de facturación y cuatro idiomas de facturación. Estos valores se aplican, por lo que las facturas siempre utilizan una de las opciones admitidas.
Monedas admitidas
- EUR
- DÓLAR ESTADOUNIDENSE
- GBP
- CHF
- DEA
Idiomas de factura admitidos
- ES
- ES
- FR
- ES
Cómo se elige la moneda predeterminada
NomadBill resuelve la moneda de la factura en este orden:
- Moneda de la factura: si la factura ya tiene una moneda, se utiliza ese valor.
- Moneda predeterminada de la empresa: si la factura no tiene una moneda explícita, NomadBill verifica la moneda predeterminada de la empresa.
- Preferencia de moneda global: si ninguna de las dos primeras existe, NomadBill recurre a la moneda global almacenada en el almacenamiento del navegador local como
nb.currency.
Esta prioridad mantiene estables las facturas existentes y, al mismo tiempo, le brinda un respaldo para toda la empresa y a nivel de usuario.
Numeración de facturas
Los números de factura utilizan el formato R-00001. El prefijo R identifica el tipo de documento y la parte numérica utiliza cinco dígitos con ceros a la izquierda.
NomadBill genera números a través de una función de base de datos que asigna el siguiente número de documento de forma atómica para cada empresa. Eso es importante si varias personas crean facturas al mismo tiempo, porque la secuencia permanece a salvo de las condiciones de carrera.
Dos detalles son importantes para el uso diario:
- Los números de factura son por empresa y no se comparten globalmente entre todas las cuentas.
- Cada número de factura debe ser único dentro de una misma empresa mediante la combinación
company_idyinvoice_number.
Generación de PDF
NomadBill puede exportar facturas como documentos PDF para descargarlos, compartirlos o enviarlos por correo electrónico. El motor PDF utiliza datos de factura estándar junto con la marca de su empresa para producir un documento terminado.
El PDF generado utiliza un diseño A4 vertical con márgenes de 15 mm y puede incluir:
- logotipo de la empresa
- color de la marca
- tabla de líneas de pedido
- bloque de totales
- datos bancarios
- pie de página
La salida en PDF también admite los cuatro idiomas de factura, por lo que las etiquetas aparecen en el idioma seleccionado en la factura. Si utiliza diseños de PDF personalizados, NomadBill también admite la representación basada en plantillas.
Envío de facturas por correo electrónico
NomadBill envía correos electrónicos de facturas a través de Resend usando noreply@nomadbill.co como dirección del remitente. Puede enviar un correo electrónico con un documento con contenido HTML y un archivo adjunto PDF opcional, o un correo electrónico de estilo resumido que registre los detalles de la entrega en la base de datos.
Cuando envía un correo electrónico de resumen de factura, NomadBill actualiza estos campos de seguimiento:
sent_at— cuando se envió la facturasent_to— qué destinatario lo recibióemail_status— establecido ensent
El contenido del correo electrónico puede incluir:
- el número de documento
- el nombre del cliente
- un mensaje personalizado opcional
- el importe total
Esto le brinda tanto la entrega saliente como un registro de auditoría básico dentro del registro de la factura.
Aceptar pagos con Stripe
Habilite Stripe en una factura cuando desee que el cliente pague a través de una página de pago alojada. NomadBill crea una sesión de pago de Stripe para la factura y envía al cliente a Stripe para completar el pago.
Cómo funciona el flujo de Stripe
Habilite Stripe para la factura
Active Stripe para la factura para que stripe_enabled esté activo. Esto marca la factura como elegible para el pago en línea.
Una vez habilitada, la factura puede crear una sesión de pago alojada.
Crear la sesión de pago
NomadBill crea una sesión de pago de Stripe a partir del total de la factura. La cantidad enviada a Stripe se convierte a centavos usando Math.round(total_amount * 100) y el código de moneda se convierte a minúsculas para la API de Stripe.
Esto garantiza que Stripe reciba el importe en el formato esperado.
Redirigir al cliente a Stripe
El cliente es redirigido a la página de pago alojada en Stripe para completar el pago de forma segura. No es necesario que recopile los datos de la tarjeta directamente dentro de la página de la factura.
Una redirección exitosa significa que el cliente ahora está completando el pago en Stripe.
Gestionar el éxito o la cancelación
Después del pago, Stripe devuelve al cliente a una de dos rutas de facturación:
- Éxito:
/invoices/$id/pay/success - Cancelar:
/invoices/$id/pay/cancel
La página de éxito confirma el pago y activa el seguimiento de la compra. La página de cancelación permite al cliente volver a intentarlo.
Actualizar la factura después de la confirmación del webhook
Cuando Stripe envía el evento de webhook checkout.session.completed, NomadBill actualiza la factura a payment_status=paid y status=paid.
Esta actualización del webhook es lo que finaliza el estado pago dentro de NomadBill.
Facturas recurrentes
Las facturas recurrentes le permiten marcar una factura como parte de un patrón de facturación repetido. NomadBill almacena esto con el indicador is_recurring y un valor recurring_frequency.
Las frecuencias recurrentes admitidas son:
- semanalmente
- mensual
- trimestral
- anual
Las facturas recurrentes son solo metadatos. NomadBill no ejecuta una tarea cron automática y no genera nuevas facturas según una programación únicamente a partir de este indicador.
Utilice configuraciones recurrentes para etiquetar y organizar la facturación repetida, pero no confíe en ellas como un motor de suscripción automatizado.