Intelligence par e-mail
Classez automatiquement les e-mails entrants, extrayez les données des documents avec l'IA et associez les e-mails aux factures, devis et reçus.
Transformez votre boîte aux lettres partagée en boîte de réception de documents
Email Intelligence offre à votre entreprise une boîte aux lettres dédiée qui surveille les messages entrants, identifie les documents commerciaux, extrait les données clés et suggère des liens vers les bons enregistrements dans NomadBill. Il est conçu pour la manière dont travaillent déjà les indépendants et les petites équipes : les fournisseurs envoient des factures par e-mail, les clients répondent aux devis et les confirmations de paiement arrivent dans la même boîte de réception.
Boîte aux lettres des agents
Chaque entreprise dispose d'une boîte aux lettres d'agent dédiée au format agent_name@agent.nomadbill.co. Si votre espace de travail utilise un domaine d'agent personnalisé, la boîte aux lettres utilise ce domaine à la place.
Seul le propriétaire de l'entreprise peut provisionner la boîte aux lettres. Lors de l'installation, NomadBill normalise le nom de l'agent dans un format adapté aux boîtes aux lettres en le convertissant en minuscules, en remplaçant les espaces par des tirets et en limitant le slug à 40 caractères.
Une fois le provisionnement démarré, NomadBill :
- crée une subvention de courrier avec Nylas
- stocke la connexion à la boîte aux lettres dans l'enregistrement
company_email_accounts - enregistre un webhook pour les événements de courrier entrant
Le webhook écoute ces événements :
message.createdmessage.updatedgrant.expired
NomadBill enregistre le webhook sur /api/public/nylas-webhook. Lors de la prise de contact initiale du webhook, le gestionnaire GET renvoie le paramètre de requête challenge exactement tel qu'il a été reçu.
Comment les e-mails entrants sont traités
Chaque nouveau message suit le même flux de traitement afin que les résultats restent cohérents et que le travail en double soit évité.
Recevoir l'événement webhook
Nylas envoie un événement webhook à /api/public/nylas-webhook lorsqu'un message est créé ou mis à jour, ou lorsqu'une autorisation expire.
NomadBill peut vérifier l'en-tête x-nylas-signature avec HMAC-SHA256. La vérification de la signature est facultative, mais vous devez la considérer comme la configuration de production recommandée.
Récupérer l'e-mail complet
Après l'arrivée d'un événement valide, NomadBill récupère le contenu complet de l'e-mail et les métadonnées de la boîte aux lettres connectée.
Le système protège également contre le traitement en double. Si le même e-mail a déjà été complété, déjà ignoré ou est toujours en cours de traitement dans un délai de cinq minutes, NomadBill ne l'analyse pas à nouveau.
Ignorer les messages qui ne doivent pas être analysés
NomadBill ignore les messages envoyés depuis la boîte aux lettres de l'agent elle-même. Cette protection de messagerie automatique évite les boucles et évite d'analyser le courrier généré par le système.
Les messages sortants ou non pertinents peuvent également être exclus lors de la classification s'ils ne représentent pas un document commercial utilisable.
Télécharger les pièces jointes et le contenu des messages
Le processeur rassemble le corps de l'e-mail et toutes les pièces jointes disponibles avant d'exécuter l'analyse du document.
Cela donne au classificateur suffisamment de contexte pour reconnaître si le message contient une facture, un reçu, un devis, une confirmation ou un autre type de document.
Exécuter la classification et l'extraction de l'IA
NomadBill envoie le contenu de l'e-mail au pipeline IA à l'aide de google/gemini-3.6-flash via la passerelle Lovable AI.
Le modèle classe le document et extrait les champs structurés tels que les totaux, les dates, les noms et les numéros de référence afin que vous puissiez les consulter dans NomadBill au lieu de copier les données à la main.
Calculer les suggestions de correspondance
Après extraction, le moteur de correspondance compare l'e-mail aux factures, devis, factures entrantes, transactions bancaires et clients de votre entreprise.
Chaque correspondance possible obtient un score. NomadBill conserve les suggestions qui atteignent le seuil minimum et affiche en premier les candidats les plus forts.
Stockez le résultat et préservez vos décisions
L'analyse finale est stockée avec l'enregistrement de courrier électronique, y compris les données extraites et les liens suggérés.
Si vous avez déjà lié ou rejeté une suggestion, NomadBill conserve cette décision lors d'une nouvelle analyse ultérieure au lieu de réinitialiser votre travail.
Classement des documents
Email Intelligence classe chaque message analysé dans l'un de ces types de documents :
incoming_invoicereceiptoutgoing_invoicequotepayment_confirmationremindercontractother
La classification aide NomadBill à décider quelles actions proposer ensuite. Par exemple, seuls les e-mails incoming_invoice et receipt peuvent être transformés directement en enregistrement de facture entrante.
Données extraites par l'IA
Le résultat de l'analyse peut inclure les champs extraits suivants.
Le type de document détecté pour l'e-mail.
Score de confiance du modèle pour le résultat de la classification.
Un bref résumé de ce que l’e-mail ou la pièce jointe semble contenir.
Le numéro principal de la facture, du reçu, du devis ou de la confirmation détecté dans le document.
Identifiants de référence supplémentaires trouvés dans l’e-mail ou la pièce jointe.
Le montant brut total détecté pour le document.
Le montant net avant TVA, lorsque le document le prévoit.
Le montant TVA extrait du document.
Le taux TVA lorsqu'il peut être identifié de manière fiable.
Le code de devise détecté pour le montant du document.
La date d'émission trouvée dans le document.
La date d’échéance du paiement, lorsqu’elle est présente.
Le nom du fournisseur ou de l'expéditeur associé au document.
Le nom du client référencé dans le document.
Le numéro de compte bancaire détecté dans l'e-mail ou le document.
Une large catégorie attribuée lors de l’analyse.
Texte du document extrait utilisé pour la classification et la mise en correspondance en aval.
Éléments de ligne détectés dans le document, lorsque la pièce jointe contient des détails détaillés.
Correspondance et suggestions
Après analyse, NomadBill recherche les enregistrements associés dans votre espace de travail et note chaque candidat. Une suggestion doit atteindre un score minimum de 0.35 pour apparaître, et le système renvoie jusqu'à 12 suggestions par email.
Le moteur de correspondance évalue plusieurs types d'enregistrement :
- les factures
- citations
- factures entrantes
- les transactions bancaires
- clients
Pour les factures, les signaux les plus forts sont le numéro du document, le montant, le destinataire et l'identité du client. Le modèle de notation ajoute des points pour :
- numéro trouvé :
+0.55 - montant compris entre environ
±0.5%ou±0.02:+0.30 - correspondance de devise :
+0.05 - date dans les 14 jours :
+0.10 sent_tocontient l'email de l'expéditeur :+0.25- correspondance du nom du client :
+0.15
Pour les transactions bancaires, le moteur se concentre sur les preuves de paiement et l'identité de la contrepartie. Il ajoute des points pour :
- correspondance du montant :
+0.45 - numéro de candidat trouvé :
+0.35 - correspondance du nom de la contrepartie :
+0.20 - date dans les 30 jours :
+0.10
Pour les clients, le moteur tente d'identifier à qui appartient l'e-mail avant de suggérer des enregistrements opérationnels. Il ajoute des points pour :
- correspondance exacte de l'adresse e-mail :
+0.80 - même domaine :
+0.50 - correspondance de nom :
+0.30
Ces scores sont additifs, de sorte que les correspondances fortes combinent généralement plusieurs signaux à la fois au lieu de dépendre d'un seul champ.
Gestion des liens de messagerie
NomadBill garde une trace de la manière dont chaque e-mail se rapporte à vos dossiers. Les liens peuvent être dans l'un des trois états suivants :
- Suggéré — NomadBill a trouvé une correspondance probable et attend votre avis.
- Lié : vous avez confirmé que l'e-mail appartient à une facture, un devis, un reçu, une transaction ou un client spécifique.
- Rejeté — Vous avez rejeté une suggestion et cette décision est conservée si l'e-mail est à nouveau analysé.
Utilisez la carte Email Intelligence dans la vue des e-mails pour examiner les champs extraits, inspecter les suggestions et confirmer ou rejeter les correspondances. Lorsqu'un e-mail est déjà connecté à un enregistrement, l'activité de courrier électronique liée apparaît également de l'autre côté sur les pages de facture, de devis, de reçu, de transaction et de détails client.
Si le type de document est incoming_invoice ou receipt, vous pouvez créer une facture entrante directement à partir de l'e-mail. L'action createReceiptFromEmail utilise les données du document extraites pour pré-remplir le nouvel enregistrement et évite de créer des doublons lorsque l'e-mail a déjà été traité ou intentionnellement ignoré.
Les mises à jour d’Email Intelligence sont quasiment en temps réel. NomadBill écoute l'activité de la boîte aux lettres via Supabase Realtime sur company_email_accounts.last_event_at et revient à un cycle d'interrogation de 30 secondes si nécessaire.