Factures entrantes
Téléchargez et gérez les factures, les reçus et les dépenses des fournisseurs avec le calcul automatique TVA et le rapprochement bancaire.
Suivez les factures et les reçus des fournisseurs en un seul endroit
Les factures entrantes vous permettent de stocker les factures, reçus et autres dépenses professionnelles des fournisseurs avec le reste de vos dossiers. Vous pouvez télécharger un PDF ou une image, remplir les détails de la facture, savoir si elle a été payée et la faire correspondre à une transaction bancaire lorsque le paiement apparaît.
NomadBill conserve le fichier original dans un stockage sécurisé, calcule automatiquement les montants TVA et affiche les informations associées telles que les e-mails liés, les champs personnalisés et les paiements bancaires correspondants sur la page de détail de la facture.
Les fichiers de téléchargement pris en charge incluent les PDF et les fichiers image. NomadBill stocke chaque fichier dans le compartiment de stockage incoming-invoices à l'aide d'un modèle de chemin par utilisateur userId/timestamp-filename.
Téléchargement des reçus
Utilisez la zone des factures entrantes lorsque vous souhaitez ajouter manuellement une facture fournisseur à partir d'un fichier.
Factures entrantes ouvertes
Accédez à la section des factures entrantes dans NomadBill et lancez un nouveau téléchargement.
C'est la meilleure option lorsque le reçu ou la facture fournisseur est déjà enregistré sur votre appareil.
Téléchargez le fichier
Sélectionnez un fichier PDF ou image sur votre ordinateur ou votre téléphone.
NomadBill stocke le fichier téléchargé dans un stockage sécurisé et conserve un chemin d'accès au fichier dans l'enregistrement de la facture. Lorsque vous ouvrez le fichier ultérieurement, NomadBill génère un lien de visualisation signé qui reste valide pendant 60 secondes.
Entrez les détails de la facture
Ajoutez le fournisseur, la facture, TVA et les informations de paiement pour le document.
Après avoir enregistré la facture, vous devriez la voir dans votre liste de factures entrantes et pouvoir ouvrir sa page de détail.
Consultez la page de détails
Ouvrez la facture enregistrée pour vérifier les informations.
La vue détaillée comprend des cartes distinctes pour les détails du fournisseur, les détails de la facture, les champs personnalisés, les e-mails liés et les paiements bancaires.
Détails du fournisseur et de la facture
Chaque facture entrante stocke à la fois les informations sur le fournisseur et les informations spécifiques à la facture. Les catégories sont du texte libre, vous pouvez donc utiliser la structure de dénomination qui correspond à votre flux de travail de comptabilité.
Champs fournisseur
Nom du fournisseur ou du commerçant qui a émis la facture ou le reçu.
Adresse postale du fournisseur.
Numéro d'enregistrement du fournisseur TVA, si disponible sur le document.
Champs de facture
Le numéro de facture ou de reçu du fournisseur.
Date indiquée sur la facture du fournisseur.
Date d'échéance de paiement de la facture.
Date à laquelle la facture a été payée. Le rapprochement bancaire peut le mettre à jour lorsqu'un paiement est apparié.
Catégorie de texte libre pour la dépense. NomadBill n'applique pas de liste de catégories prédéfinies.
Notes internes sur la réception, le fournisseur ou la dépense.
Devise utilisée sur la facture. Les valeurs prises en charge sont EUR, USD, GBP, CHF et AED.
EURUSDGBPCHFAEDÉtat de paiement actuel de la facture. NomadBill prend en charge unpaid et paid.
unpaidpaidChamps de montant
Montant de la facture avant TVA.
Taux TVA appliqué au montant de la facture.
Montant TVA calculé.
Montant brut de la facture incluant TVA.
Classer et enregistrer les métadonnées
Chemin de stockage du reçu ou du fichier de facture téléchargé.
Date à laquelle le fichier a été téléchargé dans NomadBill.
TVA et calcul du montant
NomadBill recalcule automatiquement les totaux des factures, vous n'avez donc pas besoin de mettre à jour manuellement chaque champ de montant. Cela réduit les erreurs de saisie, surtout lorsque vous ne connaissez que le montant net et le taux TVA ou que vous ne disposez que du total brut sur reçu.
Si vous modifiez net_amount ou vat_percentage, NomadBill recalcule vat_amount et amount. Le montant brut utilise cette formule : gross = net * (1 + pct / 100).
Si vous modifiez amount, NomadBill recalcule net_amount et vat_amount en fonction du pourcentage TVA actuel. Cela est utile lorsque le reçu indique uniquement le total final et le taux TVA.
Vérifiez les valeurs recalculées avant de sauvegarder lorsque le reçu comprend des remises, des taux TVA mixtes ou un formatage du fournisseur qui ne sépare pas clairement le net et le TVA.
Statut de paiement et rapprochement bancaire
Le statut de paiement vous aide à suivre quelles factures fournisseurs sont encore ouvertes et lesquelles ont déjà été payées. NomadBill utilise deux statuts : unpaid et paid.
Si vous connectez la synchronisation bancaire, NomadBill peut automatiquement faire correspondre les transactions bancaires sortantes aux factures entrantes. La logique de correspondance recherche :
- Une transaction sortante d'un montant inférieur à zéro
- Le exactement le même montant
- La même devise
- Une date de transaction dans les 14 jours suivant la date de facture
Lorsque NomadBill trouve une correspondance, il lie la transaction à la facture entrante et définit le statut de paiement sur paid. Les paiements bancaires liés apparaissent dans la carte de paiement bancaire sur la page de détail de la facture.
Vous pouvez également gérer la connexion manuellement depuis la zone de synchronisation bancaire. Si vous dissociez une transaction rapprochée, NomadBill redéfinit le statut de paiement sur unpaid.
Pour le flux de travail de correspondance complet, voir Synchronisation bancaire.
Intégration de l'intelligence des e-mails
NomadBill peut également créer une facture entrante à partir de données de courrier électronique. Lorsque l'intelligence électronique extrait les détails du reçu ou de la facture fournisseur d'un message, createReceiptFromEmail peut créer l'enregistrement de la facture entrante pour vous.
Ceci est utile lorsque les fournisseurs envoient des factures par e-mail et que vous souhaitez réduire la saisie manuelle. Après la création, vous pouvez ouvrir la page de détail de la facture, consulter les champs extraits, ajouter des notes ou des catégories et confirmer si le paiement a déjà été apparié.
La page de détail comprend également une carte d'e-mails liés, qui vous aide à retracer la facture jusqu'au contexte d'origine de l'e-mail si nécessaire.
Pour le flux de travail de messagerie, voir Email Intelligence.