Guide de l’utilisateurFacturation

Facturation

Créez, envoyez et suivez des factures dans plusieurs devises avec le calcul TVA, la génération PDF et les paiements Stripe.

Créer, envoyer et suivre des factures

Utilisez la facturation NomadBill pour créer des factures professionnelles, calculer TVA, exporter des PDF de marque, envoyer des factures par e-mail et accepter des paiements en ligne via Stripe. Vous pouvez gérer les factures préliminaires et envoyées, suivre la progression des paiements et maintenir la cohérence des numéros de facture dans toute votre entreprise.

Si vous partez d'un devis approuvé, utilisez le flux du devis à la facture décrit dans Devis.

Statuts des factures

NomadBill suit les factures avec deux champs distincts : status et payment_status. Le badge de facture donne la priorité aux informations de paiement. Ainsi, lorsque payment_status est paid, la facture s'affiche comme payée même si le champ général status afficherait autrement autre chose.

ChampValeursCe que cela signifie
statusdraft, sent, paid, overdueL'état du cycle de vie du document
payment_statusunpaid, pending, paid, failedL'état du traitement des paiements

Une manière pratique de lire ceci est :

  • draft — vous êtes toujours en train de modifier la facture et n'avez pas finalisé son envoi.
  • sent — la facture a été livrée ou marquée comme envoyée.
  • overdue — la date d'échéance est dépassée et la facture n'est toujours pas réglée.
  • paid — la facture est réglée.

Les états spécifiques au paiement ajoutent plus de détails :

  • unpaid — aucun paiement n'a encore été enregistré.
  • pending — le paiement est en cours.
  • paid — paiement effectué avec succès.
  • failed — une tentative de paiement n'a pas abouti.

Si une facture affiche paid dans l'interface utilisateur, cet état payé est prioritaire sur l'état général du document pour l'affichage du badge.

Créer une facture

Créez une nouvelle facture à partir de la zone Factures, complétez les détails du client et de facturation, ajoutez vos éléments de ligne, puis examinez le résultat avant de l'envoyer. NomadBill conserve les factures inachevées sous forme de brouillons afin que vous puissiez y revenir plus tard.

Ouvrir une nouvelle facture

Accédez à Factures et créez une nouvelle facture. NomadBill prépare le document avec le contexte de votre entreprise et attribue une numérotation lors de la création de la facture.

Lorsque la facture s'ouvre, vous devriez voir les champs de facturation, les éléments de ligne, les totaux et les paramètres du document modifiables.

Ajouter les détails du client et de facturation

Saisissez les informations client, la date de facture, la date d'échéance, la devise et la langue. Choisissez la langue de facturation qui correspond au destinataire afin que les étiquettes dans le PDF et l'e-mail soient présentées correctement.

Après enregistrement, la facture reste au statut brouillon jusqu'à ce que vous l'envoyiez ou la marquiez autrement.

Ajouter des postes

Ajoutez chaque produit ou service en tant qu'élément de ligne distinct avec un nom, une quantité et un prix unitaire. Incluez une description lorsque vous devez clarifier la portée, la période de facturation ou les livrables.

Votre sous-total est mis à jour à mesure que vous ajoutez ou modifiez des éléments.

Examiner TVA et les totaux

Confirmez le pourcentage TVA avant d'envoyer la facture. NomadBill calcule le total à partir du sous-total et du pourcentage TVA, afin que vous puissiez vérifier le montant avant de générer le PDF ou le lien de paiement.

Une étape de révision correcte devrait vous laisser avec un sous-total clair, un montant TVA et un total final.

Exporter, envoyer ou collecter un paiement

Une fois que la facture semble correcte, générez le PDF, envoyez-le par e-mail ou activez le paiement Stripe si vous souhaitez que le client paie en ligne. Après l'envoi, NomadBill peut enregistrer les détails de la livraison tels que la personne qui a reçu la facture et la date d'envoi.

À ce stade, la facture passe de l’édition au suivi actif.

Éléments de campagne

Chaque élément de ligne de facture stocke une petite structure cohérente afin que vous puissiez garder les frais clairs et prévisibles. Un poste comprend :

  • id — identifiant interne facultatif - name : le titre de l'poste.
  • description — texte détaillé facultatif
  • quantity — combien d'unités vous facturez
  • price — le prix unitaire

Utilisez un poste par service, produit ou période de facturation facturable. Cela rend le PDF plus facile à lire et aide votre client à comprendre comment le total a été construit.

NomadBill prend également en charge la réorganisation par glisser-déposer des postes. Réorganisez les éléments en fonction de l'histoire que vous souhaitez que la facture raconte, par exemple en énumérant les services de base en premier et les dépenses remboursables en dernier.

Calcul TVA

NomadBill calcule les totaux des factures à partir du sous-total et du pourcentage TVA. La formule est :

total = subtotal + (subtotal x vat_percentage / 100)

Le taux TVA par défaut est de 19 %, ce qui correspond au taux allemand standard. Vous pouvez modifier le pourcentage TVA par facture selon vos besoins, à condition que la valeur reste dans la plage autorisée de 0 à 100.

Cela signifie :

  • 0 est valable pour les factures exemptées de TVA ou détaxées
  • 19 est le point de départ par défaut
  • 100 est la limite supérieure autorisée

Vérifiez le taux TVA avant d'envoyer la facture, surtout si vous facturez dans plusieurs juridictions ou si vous travaillez avec des traitements fiscaux mixtes.

Devises et langues

NomadBill prend en charge cinq devises de facturation et quatre langues de facturation. Ces valeurs sont appliquées, de sorte que les factures utilisent toujours l'une des options prises en charge.

Devises prises en charge

  • EUR
  • USD
  • GBP
  • CHF
  • DEA

Langues de facturation prises en charge

  • DE
  • FR
  • FR
  • ES

Comment la devise par défaut est choisie

NomadBill résout la devise de facturation dans cet ordre :

  1. Devise de la facture — si la facture comporte déjà une devise, cette valeur est utilisée.
  2. Devise par défaut de l'entreprise — si la facture n'a pas de devise explicite, NomadBill vérifie la devise par défaut de l'entreprise.
  3. Préférence de devise globale — si aucune des deux premières n'existe, NomadBill revient à la devise globale stockée dans le stockage du navigateur local sous le nom nb.currency.

Cette priorité maintient les factures existantes stables tout en vous offrant une solution de repli à l'échelle de l'entreprise et au niveau des utilisateurs.

Numérotation des factures

Les numéros de facture utilisent le format R-00001. Le préfixe R identifie le type de document et la partie numérique utilise cinq chiffres précédés de zéros.

NomadBill génère des numéros via une fonction de base de données qui attribue atomiquement le numéro de document suivant pour chaque entreprise. Cela est important si plusieurs personnes créent des factures en même temps, car la séquence reste à l'abri des conditions de concurrence.

Deux détails sont importants pour une utilisation quotidienne :

  • Les numéros de facture sont par entreprise et ne sont pas partagés globalement entre tous les comptes.
  • Chaque numéro de facture doit être unique au sein d'une même entreprise grâce à la combinaison company_id et invoice_number.

Génération PDF

NomadBill peut exporter des factures sous forme de documents PDF pour téléchargement, partage ou envoi par courrier électronique. Le moteur PDF utilise les données de facture standard ainsi que la marque de votre entreprise pour produire un document fini.

Le PDF généré utilise une mise en page A4 portrait avec des marges de 15 mm et peut inclure :

  • logo de l'entreprise
  • couleur de la marque - tableau des postes
  • bloc de totaux
  • coordonnées bancaires
  • pied de page

La sortie PDF prend également en charge les quatre langues de facturation, de sorte que les étiquettes apparaissent dans la langue sélectionnée sur la facture. Si vous utilisez des mises en page PDF personnalisées, NomadBill prend également en charge le rendu basé sur des modèles.

Modèles PDF

Devis

Envoi des factures par email

NomadBill envoie des e-mails de facture via Resend en utilisant noreply@nomadbill.co comme adresse d'expéditeur. Vous pouvez envoyer soit un e-mail de document avec un contenu HTML et une pièce jointe PDF facultative, soit un e-mail de type résumé qui enregistre les détails de livraison dans la base de données.

Lorsque vous envoyez un e-mail récapitulatif de facture, NomadBill met à jour ces champs de suivi :

  • sent_at — date d'envoi de la facture
  • sent_to — quel destinataire l'a reçu
  • email_status — réglé sur sent

Le contenu de l'e-mail peut inclure :

  • le numéro du document
  • le nom du client
  • un message personnalisé facultatif
  • le montant total

Cela vous donne à la fois une livraison sortante et une piste d'audit de base dans l'enregistrement de la facture.

Accepter les paiements avec Stripe

Activez Stripe sur une facture lorsque vous souhaitez que le client paie via une page de paiement hébergée. NomadBill crée une session de paiement Stripe pour la facture et envoie le client à Stripe pour finaliser le paiement.

Comment fonctionne le flux Stripe

Activer Stripe pour la facture

Activez Stripe pour la facture afin que stripe_enabled soit actif. Cela marque la facture comme éligible au paiement en ligne.

Une fois activée, la facture peut créer une session de paiement hébergée.

Créer la session de paiement

NomadBill crée une session de paiement Stripe à partir du total de la facture. Le montant envoyé à Stripe est converti en cents à l'aide de Math.round(total_amount * 100), et le code de devise est converti en minuscules pour le Stripe API.

Cela garantit que Stripe reçoit le montant dans le format attendu.

Rediriger le client vers Stripe

Le client est redirigé vers la page de paiement hébergée par Stripe pour effectuer le paiement en toute sécurité. Vous n'avez pas besoin de collecter les détails de la carte directement sur la page de facture.

Une redirection réussie signifie que le client effectue maintenant le paiement sur Stripe.

Gérer le succès ou l'annulation

Après le paiement, Stripe renvoie le client vers l'une des deux voies de facturation suivantes :

  • Succès : /invoices/$id/pay/success
  • Annuler : /invoices/$id/pay/cancel

La page de réussite confirme le paiement et déclenche le suivi des achats. La page d'annulation permet au client de réessayer.

Mettre à jour la facture après confirmation du webhook

Lorsque Stripe envoie l'événement webhook checkout.session.completed, NomadBill met à jour la facture vers payment_status=paid et status=paid.

Cette mise à jour du webhook finalise l’état payant dans NomadBill.

Factures récurrentes

Les factures récurrentes vous permettent de marquer une facture comme faisant partie d'un modèle de facturation répétée. NomadBill stocke cela avec l'indicateur is_recurring et une valeur recurring_frequency.

Les fréquences récurrentes prises en charge sont :

  • hebdomadaire
  • mensuel
  • trimestriel
  • annuel

Les factures récurrentes sont uniquement des métadonnées. NomadBill n'exécute pas de tâche cron automatique et ne génère pas de nouvelles factures selon un calendrier à partir de cet indicateur uniquement.

Utilisez des paramètres récurrents pour étiqueter et organiser la facturation répétée, mais ne comptez pas sur eux comme moteur d'abonnement automatisé.

Que faire ensuite

Gérer les modèles PDF

Travailler avec des guillemets

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