Devis
Créez, envoyez et convertissez des devis en factures avec la prise en charge multi-devises et la génération PDF.
Transformez les estimations de projet en devis prêts à l'emploi
Les devis vous permettent de préparer une offre, de l'envoyer à un client et de la convertir en facture une fois que le client l'accepte. Le flux de travail de devis utilise les mêmes données de base que les factures, notamment les détails du client, les éléments de ligne, TVA, la devise, la langue, la sortie PDF, la livraison par e-mail, les champs personnalisés, l'exportation CSV et les modèles PDF personnalisés.
Statuts des devis
Chaque devis suit deux états distincts : statut et statut de paiement. Ensemble, ils vous indiquent où se trouve le devis dans votre processus de vente et si un paiement qui y est lié a été effectué.
Statut du devis
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| brouillon | Vous êtes encore en train de préparer le devis. Le devis n'a pas été finalisé ni converti. |
| envoyé | Vous avez envoyé le devis au client par email. |
| converti | Vous avez converti le devis en facture. Un nouvel enregistrement de facture a été créé à partir des données du devis. |
Statut de paiement
| Statut de paiement | Ce que cela signifie |
|---|---|
| non rémunéré | Aucun paiement n'a été enregistré. |
| en attente | Un paiement a été initié mais n'est pas encore finalisé. |
| payé | Paiement effectué avec succès. |
| échoué | Une tentative de paiement a été effectuée mais n'a pas abouti. |
Un devis peut être marqué comme sent sans être payé, et il peut être converti en facture même si son statut de paiement est toujours unpaid. Le statut et le statut de paiement sont suivis indépendamment.
Création d'un devis
Créez un devis de la même manière que vous créez une facture, puis enregistrez-le en tant qu'offre pour le client.
Ajouter le client
Sélectionnez un client existant ou saisissez les coordonnées du client directement sur le devis. Utilisez les mêmes champs d'informations client que vous utilisez pour les factures, y compris le nom et l'adresse du client.
Définir les détails du devis
Saisissez la date du devis, la date d'échéance, la devise et la langue. Les devis prennent en charge les mêmes devises et langues que les factures.
Devises prises en charge :
EURUSDGBPCHFAED
Langues prises en charge :
DEENFRES
Ajouter des postes et TVA
Ajoutez les produits ou services que vous souhaitez proposer, puis examinez les quantités, les prix et TVA. Le devis stocke les éléments de ligne dans la même structure que celle utilisée par les factures, de sorte que les totaux et les calculs de taxes suivent le même modèle.
Vérifiez le total avant de sauvegarder. Votre devis devrait maintenant afficher le montant total avec le pourcentage TVA sélectionné appliqué.
Choisissez un modèle et examinez le PDF
Sélectionnez un modèle PDF si vous utilisez des mises en page de devis ou de facture personnalisées. Prévisualisez ensuite le PDF pour confirmer que le prix, la marque, la langue et les informations client sont corrects.
Lorsque l’aperçu semble correct, enregistrez le devis. Le devis est maintenant prêt à être envoyé ou converti ultérieurement.
Conversion devis en facture
Convertissez un devis lorsque le client accepte votre offre. La conversion modifie le statut du devis en converted et crée une nouvelle facture avec les mêmes données commerciales sous-jacentes.
La nouvelle facture copie les détails du client, l'adresse, les dates, la devise, la langue, les lignes, le pourcentage TVA, le modèle et le montant total du devis. Cela vous donne un document de facturation sans ressaisir les mêmes informations.
Comment fonctionne la relation
La facture stocke une référence quote_id au devis original. Cela signifie que la relation est suivie de la facture au devis, et non du devis à la facture.
Si vous devez confirmer qu'un devis a été transformé en facture, consultez l'enregistrement de facture lié par quote_id. Le devis lui-même change de statut en converted, mais la relation directe avec la base de données est navigable d'une facture à l'autre.
Utilisez la conversion lorsque les conditions commerciales sont définitives. Il conserve intact l’historique de vos devis et crée un transfert propre des ventes à la facturation.
Numérotation des devis
Chaque devis reçoit son propre numéro de document au format A-00001. Le préfixe A signifie Angebot.
Les numéros de devis sont générés par entreprise et attribués de manière atomique. Cela évite les numéros en double lorsque plusieurs personnes créent des documents en même temps et maintient la cohérence de la séquence de devis de chaque entreprise.
Si besoin, vous pouvez modifier le numéro de devis avant d'envoyer le document.
Envoi de devis par email
Envoyez des devis par email avec le même flux de livraison que celui utilisé pour les factures. NomadBill génère l'e-mail récapitulatif du document et l'envoie via Resend à l'aide de noreply@nomadbill.co.
Avant l'envoi, vérifiez l'aperçu du PDF et les détails du destinataire. Après l'envoi, le statut du devis passe à sent, ce qui vous permet de distinguer les devis préparés des devis déjà livrés au client.
Si vous avez besoin de documents de marque, combinez l'envoi d'e-mails avec le modèle PDF sélectionné afin que le client reçoive la mise en page finale que vous souhaitez qu'il voie.
Dépôts et paiements
Les devis incluent un flux de paiement, mais celui-ci est lié au processus de paiement des factures. En pratique, l’action de paiement appelle le flux de règlement des factures plutôt qu’un enregistrement de paiement spécifique au devis.
Cela signifie que le traitement des paiements fonctionne correctement une fois le devis converti en facture. À ce stade, la facture peut être utilisée pour les mises à jour de paiement et de paiement.
Le paiement d’acompte pour un devis ne fonctionne correctement qu’après avoir converti le devis en facture. Le flux de paiement actuel interroge la table des factures, et non la table des devis, de sorte que le traitement des paiements sur devis uniquement est limité.
Les statuts de paiement apparaissent toujours sur les devis, mais le flux de mise à jour des paiements sous-jacent est basé sur la facture. Si vous avez besoin d'un lien de paiement fiable ou de mises à jour de statut basées sur Stripe, convertissez d'abord le devis et collectez le paiement sur la facture.
Ce que vous pouvez faire avec les guillemets
Les devis prennent en charge les mêmes fonctionnalités de document que celles disponibles pour les factures :
- Aperçu PDF avant envoi
- Envoi d'e-mails
- Champs personnalisés
- E-mails liés -Exportation CSV
- Modèles PDF personnalisés
- Édition manuelle du numéro de devis
Ces fonctionnalités partagées facilitent le passage du devis à la facture sans modifier votre flux de documents.