이메일 인텔리전스

공유 사서함을 문서 받은편지함으로 전환

이메일 인텔리전스는 들어오는 메시지를 감시하고, 비즈니스 문서를 식별하고, 주요 데이터를 추출하고, NomadBill의 올바른 레코드에 대한 링크를 제안하는 전용 사서함을 회사에 제공합니다. 프리랜서와 소규모 팀이 이미 작업하는 방식에 맞게 설계되었습니다. 공급업체는 이메일로 인보이스를 보내고 고객은 견적에 응답하며 지불 확인서는 동일한 받은 편지함에 도착합니다.

에이전트 메일함

각 회사는 agent_name@agent.nomadbill.co 형식으로 하나의 전용 에이전트 사서함을 받습니다. 작업 영역에서 사용자 지정 에이전트 도메인을 사용하는 경우 사서함은 대신 해당 도메인을 사용합니다.

회사 소유자만 사서함을 프로비전할 수 있습니다. 설정 중에 NomadBill은 에이전트 이름을 소문자로 변환하고, 공백을 하이픈으로 바꾸고, 슬러그를 40자로 제한하여 사서함 안전 형식으로 정규화합니다.

프로비저닝이 시작되면 NomadBill은 다음을 수행합니다.

• Nylas를 사용하여 메일 부여를 생성합니다.
• company_email_accounts 레코드에 사서함 연결을 저장합니다.
• 수신 메일 이벤트에 대한 웹훅을 등록합니다.

웹훅은 다음 이벤트를 수신합니다.

• message.created
• message.updated
• grant.expired

NomadBill은 /api/public/nylas-webhook에 웹훅을 등록합니다. 초기 웹훅 핸드셰이크 중에 GET 핸들러는 수신된 그대로 challenge 쿼리 매개변수를 반환합니다.

수신 이메일이 처리되는 방식

모든 새 메시지는 동일한 처리 흐름을 따르므로 결과가 일관되게 유지되고 중복 작업이 방지됩니다.

문서 분류

이메일 인텔리전스는 분석된 각 메시지를 다음 문서 유형 중 하나로 분류합니다.

• incoming_invoice
• receipt
• outgoing_invoice
• quote
• payment_confirmation
• reminder
• contract
• other

분류는 NomadBill이 다음에 제공할 작업을 결정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, incoming_invoice 및 receipt 이메일만 수신 인보이스 기록으로 직접 전환될 수 있습니다.

AI 추출 데이터

분석 결과에는 다음과 같은 추출된 필드가 포함될 수 있습니다.

매칭 및 제안

분석 후 NomadBill은 워크스페이스에서 관련 레코드를 찾아 각 후보에 점수를 매깁니다. 제안이 표시되려면 최소 점수 0.35에 도달해야 하며 시스템은 이메일당 최대 12개의 제안을 반환합니다.

일치 엔진은 여러 레코드 유형을 평가합니다.

• 인보이스
• 견적서
• 수신 인보이스
• 은행 거래
• 고객

인보이스의 경우 가장 강력한 신호는 문서 번호, 금액, 수령인 및 고객 신원입니다. 채점 모델은 다음에 대한 점수를 추가합니다.

• 발견된 번호: +0.55
• 약 ±0.5% 또는 ±0.02 이내의 금액: +0.30
• 통화 일치: +0.05
• 14일 이내 날짜: +0.10
• sent_to에는 보낸 사람 이메일 +0.25가 포함되어 있습니다.
• 고객 이름 일치: +0.15

은행 거래의 경우 엔진은 결제 증거와 상대방 신원에 중점을 둡니다. 다음에 대한 포인트가 추가됩니다.

• 금액 일치: +0.45
• 발견된 후보 번호: +0.35
• 상대방 이름 일치: +0.20
• 30일 이내 날짜: +0.10

고객의 경우 엔진은 운영 기록을 제안하기 전에 이메일이 누구에게 속하는지 식별하려고 시도합니다. 다음에 대한 포인트가 추가됩니다.

• 정확한 이메일 일치: +0.80
• 동일한 도메인: +0.50
• 이름 일치: +0.30

이러한 점수는 가산적이므로 강력한 일치는 일반적으로 하나의 필드에 의존하는 대신 여러 신호를 한 번에 결합합니다.

이메일 링크 관리

NomadBill은 각 이메일이 기록과 어떻게 관련되어 있는지 추적합니다. 링크는 다음 세 가지 상태 중 하나일 수 있습니다.

• suggested — NomadBill은 일치 가능성이 높은 항목을 찾아 검토를 기다리고 있습니다.
• linked — 이메일이 특정 인보이스, 견적, 영수증, 거래 또는 고객에 속한다는 것을 확인했습니다.
• dismissed — 제안을 거부했으며 이메일이 다시 분석되면 해당 결정이 유지됩니다.

이메일 보기의 Email Intelligence 카드를 사용하면 추출된 필드를 검토하고, 제안 사항을 검사하고, 일치 항목을 확인하거나 무시할 수 있습니다. 이메일이 이미 기록에 연결되어 있으면 연결된 이메일 활동도 인보이스, 견적, 영수증, 거래 및 고객 세부 사항 페이지의 반대편에도 나타납니다.

문서 유형이 incoming_invoice 또는 receipt인 경우 이메일에서 직접 수신 인보이스를 생성할 수 있습니다. createReceiptFromEmail 작업은 추출된 문서 데이터를 사용하여 새 레코드를 미리 채우고 이메일이 이미 처리되었거나 의도적으로 건너뛴 경우 중복 생성을 방지합니다.

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