Faturas recebidas
Carregue e faça a gestão de faturas de fornecedores, recibos e despesas com cálculo automático do IVA e reconciliação bancária.
Acompanhe faturas de fornecedores e recibos num único local
As faturas recebidas permitem-lhe armazenar faturas de fornecedores, recibos e outras despesas da empresa juntamente com os restantes registos. Pode carregar um PDF ou uma imagem, preencher os dados da fatura, acompanhar se foi paga e correspondê-la a uma transação bancária quando o pagamento aparecer.
O NomadBill mantém o ficheiro original num armazenamento seguro, calcula automaticamente os valores do IVA e apresenta informações relacionadas, como e-mails associados, campos personalizados e pagamentos bancários correspondentes, na página de detalhes da fatura.
Os ficheiros de carregamento suportados incluem PDFs e ficheiros de imagem. O NomadBill armazena cada ficheiro no bucket de armazenamento incoming-invoices, utilizando um padrão de caminho por utilizador userId/timestamp-filename.
Carregar recibos
Utilize a área de faturas recebidas quando pretender adicionar manualmente uma fatura de fornecedor a partir de um ficheiro.
Abrir as faturas recebidas
Aceda à secção de faturas recebidas no NomadBill e inicie um novo carregamento.
Esta é a melhor opção quando já tem o recibo ou a fatura do fornecedor guardado no seu dispositivo.
Carregar o ficheiro
Selecione um ficheiro PDF ou de imagem no seu computador ou telemóvel.
O NomadBill armazena o ficheiro carregado num armazenamento seguro e mantém um caminho para o ficheiro no registo da fatura. Quando abrir o ficheiro mais tarde, o NomadBill gera uma ligação de visualização assinada, válida durante 60 segundos.
Introduzir os dados da fatura
Adicione as informações do fornecedor, da fatura, do IVA e do pagamento do documento.
Depois de guardar a fatura, deverá vê-la na lista de faturas recebidas e conseguir abrir a respetiva página de detalhes.
Rever a página de detalhes
Abra a fatura guardada para verificar as informações.
A vista de detalhes inclui cartões separados para os dados do fornecedor, dados da fatura, campos personalizados, e-mails associados e pagamentos bancários.
Dados do fornecedor e da fatura
Cada fatura recebida armazena tanto as informações do fornecedor como informações específicas da fatura. As categorias são de texto livre, pelo que pode utilizar a estrutura de nomes que melhor se adapte ao seu fluxo de contabilidade.
Campos do fornecedor
Nome do fornecedor ou comerciante que emitiu a fatura ou o recibo.
Morada postal do fornecedor.
Número de identificação de IVA do fornecedor, se estiver disponível no documento.
Campos da fatura
O número da fatura ou do recibo atribuído pelo próprio fornecedor.
Data apresentada na fatura do fornecedor.
Data de vencimento do pagamento da fatura.
Data em que a fatura foi paga. A reconciliação bancária pode atualizar esta data quando é encontrado um pagamento correspondente.
Categoria de texto livre para a despesa. O NomadBill não impõe uma lista de categorias predefinida.
Notas internas sobre o recibo, o fornecedor ou a despesa.
Moeda utilizada na fatura. Os valores suportados são EUR, USD, GBP, CHF e AED.
EURUSDGBPCHFAEDEstado atual do pagamento da fatura. O NomadBill suporta unpaid e paid.
unpaidpaidCampos de valores
Valor da fatura antes do IVA.
Taxa de IVA aplicada ao valor da fatura.
Valor de IVA calculado.
Valor bruto da fatura, incluindo IVA.
Metadados do ficheiro e do registo
Caminho de armazenamento do ficheiro de recibo ou fatura carregado.
Data em que o ficheiro foi carregado para o NomadBill.
Cálculo do IVA e dos valores
O NomadBill recalcula automaticamente os totais das faturas para que não tenha de atualizar manualmente todos os campos de valores. Isto reduz os erros de introdução, sobretudo quando conhece apenas o valor líquido e a taxa de IVA ou quando apenas dispõe do total bruto de um recibo.
Se alterar net_amount ou vat_percentage, o NomadBill recalcula vat_amount e amount. O valor bruto utiliza esta fórmula: gross = net * (1 + pct / 100).
Se alterar amount, o NomadBill recalcula net_amount e vat_amount com base na percentagem de IVA atual. Isto é útil quando o recibo apresenta apenas o total final e a taxa de IVA.
Verifique os valores recalculados antes de guardar quando o recibo incluir descontos, taxas de IVA diferentes ou uma formatação do fornecedor que não separe claramente o valor líquido do IVA.
Estado do pagamento e reconciliação bancária
O estado do pagamento ajuda-o a acompanhar quais as faturas de fornecedores que ainda estão pendentes e quais já foram pagas. O NomadBill utiliza dois estados: unpaid e paid.
Se associar a sincronização bancária, o NomadBill pode fazer corresponder automaticamente as transações bancárias de saída às faturas recebidas. A lógica de correspondência procura:
- Uma transação de saída com um valor inferior a zero
- O mesmo valor exato
- A mesma moeda
- Uma data da transação dentro dos 14 dias seguintes à data da fatura
Quando o NomadBill encontra uma correspondência, associa a transação à fatura recebida e define o estado do pagamento como paid. Os pagamentos bancários associados aparecem no cartão de pagamentos bancários da página de detalhes da fatura.
Também pode gerir a associação manualmente a partir da área de sincronização bancária. Se desassociar uma transação correspondente, o NomadBill volta a alterar o estado do pagamento para unpaid.
Para conhecer o fluxo completo de correspondência, veja Sincronização bancária.
Integração com a inteligência de e-mail
O NomadBill também pode criar uma fatura recebida a partir de dados de um e-mail. Quando a inteligência de e-mail extrai os dados de um recibo ou de uma fatura de fornecedor de uma mensagem, createReceiptFromEmail pode criar o registo da fatura recebida por si.
Isto é útil quando os fornecedores enviam faturas por e-mail e pretende reduzir a introdução manual. Após a criação, pode abrir a página de detalhes da fatura, rever os campos extraídos, adicionar notas ou categorias e confirmar se já foi encontrado um pagamento correspondente.
A página de detalhes também inclui um cartão de e-mails associados, que o ajuda a rastrear a fatura até ao contexto do e-mail original, quando necessário.
Para conhecer o fluxo de e-mail, veja Inteligência de e-mail.