Faturação
Crie, envie e acompanhe faturas em várias moedas, com cálculo do IVA, geração de PDF e pagamentos através do Stripe.
Crie, envie e acompanhe faturas
Utilize a faturação do NomadBill para criar faturas profissionais, calcular o IVA, exportar PDFs com a sua imagem de marca, enviar faturas por e-mail e aceitar pagamentos online através do Stripe. Pode gerir faturas em rascunho e enviadas, acompanhar o progresso dos pagamentos e manter uma numeração de faturas consistente em toda a empresa.
Se começar a partir de um orçamento aprovado, utilize o fluxo de conversão de orçamento em fatura descrito em Orçamentos.
Estados das faturas
O NomadBill acompanha as faturas através de dois campos distintos: status e payment_status. O distintivo da fatura dá prioridade às informações de pagamento, pelo que, quando payment_status é paid, a fatura é apresentada como paga, mesmo que o campo geral status indicasse outra coisa.
| Campo | Valores | O que significa |
|---|---|---|
status | draft, sent, paid, overdue | O estado do ciclo de vida do documento |
payment_status | unpaid, pending, paid, failed | O estado do processamento do pagamento |
Uma forma prática de interpretar estes valores é:
draft— ainda está a editar a fatura e não finalizou o envio.sent— a fatura foi entregue ou marcada como enviada.overdue— a data de vencimento já passou e a fatura ainda não foi liquidada.paid— a fatura está liquidada.
Os estados específicos do pagamento acrescentam mais detalhes:
unpaid— ainda não foi registado qualquer pagamento.pending— o pagamento está em curso.paid— o pagamento foi concluído com êxito.failed— uma tentativa de pagamento não foi concluída.
Se uma fatura apresentar paid na interface, esse estado pago tem prioridade sobre o estado geral do documento na apresentação do distintivo.
Criar uma fatura
Crie uma nova fatura na área Faturas, preencha os dados do cliente e da faturação, adicione as linhas e reveja o resultado antes de a enviar. O NomadBill mantém as faturas por concluir como rascunhos, para que possa voltar a elas mais tarde.
Abrir uma nova fatura
Aceda a Faturas e crie uma nova fatura. O NomadBill prepara o documento com o contexto da sua empresa e atribui a numeração quando a fatura é criada.
Quando a fatura abrir, deverá ver campos de faturação editáveis, linhas, totais e definições do documento.
Adicionar os dados do cliente e da faturação
Introduza as informações do cliente, a data da fatura, a data de vencimento, a moeda e o idioma. Escolha o idioma da fatura que corresponde ao destinatário, para que as etiquetas no PDF e no e-mail sejam apresentadas corretamente.
Depois de guardar, a fatura permanece no estado draft até a enviar ou alterar o respetivo estado.
Adicionar linhas
Adicione cada produto ou serviço como uma linha separada, com nome, quantidade e preço unitário. Inclua uma descrição quando precisar de esclarecer o âmbito, o período de faturação ou os resultados a entregar.
O subtotal é atualizado à medida que adiciona ou edita artigos.
Rever o IVA e os totais
Confirme a percentagem de IVA antes de enviar a fatura. O NomadBill calcula o total a partir do subtotal e da percentagem de IVA, para que possa verificar o valor antes de gerar o PDF ou a ligação de pagamento.
No final de uma revisão correta, deverá ter um subtotal, um valor de IVA e um total final claros.
Exportar, enviar ou receber o pagamento
Quando a fatura estiver correta, gere o PDF, envie-a por e-mail ou ative o checkout do Stripe se pretender que o cliente pague online. Após o envio, o NomadBill pode registar detalhes da entrega, como quem recebeu a fatura e quando foi enviada.
Nesse momento, a fatura deixa a edição e passa para o acompanhamento ativo.
Linhas
Cada linha da fatura armazena uma estrutura pequena e consistente, para que possa manter os encargos claros e previsíveis. Uma linha inclui:
id— identificador interno opcionalname— o título da linhadescription— texto de detalhe opcionalquantity— o número de unidades que faturaprice— o preço por unidade
Utilize uma linha por serviço, produto ou período de faturação faturável. Isto torna o PDF mais fácil de ler e ajuda o cliente a perceber como foi calculado o total.
O NomadBill também permite reordenar as linhas através de arrastar e largar. Reordene os artigos para corresponderem à sequência que pretende apresentar na fatura, como indicar primeiro os serviços principais e por último as despesas reembolsáveis.
Cálculo do IVA
O NomadBill calcula os totais das faturas a partir do subtotal e da percentagem de IVA. A fórmula é:
total = subtotal + (subtotal x vat_percentage / 100)
A taxa de IVA predefinida é 19%, correspondente à taxa normal alemã. Pode alterar a percentagem de IVA em cada fatura conforme necessário, desde que o valor permaneça dentro do intervalo permitido de 0 a 100.
Isto significa que:
0é válido para faturas isentas de IVA ou com taxa zero19é o ponto de partida predefinido100é o limite máximo permitido
Verifique a taxa de IVA antes de enviar a fatura, sobretudo se faturar em diferentes jurisdições ou trabalhar com tratamentos fiscais distintos.
Moedas e idiomas
O NomadBill suporta cinco moedas e quatro idiomas para faturas. Estes valores são impostos, pelo que as faturas utilizam sempre uma das opções suportadas.
Moedas suportadas
- EUR
- USD
- GBP
- CHF
- AED
Idiomas de fatura suportados
- DE
- EN
- FR
- ES
Como é escolhida a moeda predefinida
O NomadBill determina a moeda da fatura por esta ordem:
- Moeda da fatura — se a fatura já tiver uma moeda, esse valor é utilizado.
- Moeda predefinida da empresa — se a fatura não tiver uma moeda explícita, o NomadBill consulta a moeda predefinida da empresa.
- Preferência global de moeda — se nenhuma das duas primeiras existir, o NomadBill recorre à moeda global guardada no armazenamento local do navegador como
nb.currency.
Esta prioridade mantém estáveis as faturas existentes, proporcionando simultaneamente uma alternativa ao nível da empresa e do utilizador.
Numeração das faturas
Os números das faturas utilizam o formato R-00001. O prefixo R identifica o tipo de documento e a parte numérica utiliza cinco algarismos com zeros à esquerda.
O NomadBill gera os números através de uma função da base de dados que atribui atomicamente o número de documento seguinte a cada empresa. Isto é importante quando várias pessoas criam faturas ao mesmo tempo, pois a sequência fica protegida contra condições de corrida.
Dois detalhes são importantes para a utilização diária:
- Os números das faturas são por empresa, não sendo partilhados globalmente entre todas as contas.
- Cada número de fatura tem de ser único na mesma empresa através da combinação de
company_ideinvoice_number.
Geração de PDF
O NomadBill pode exportar faturas como documentos PDF para transferência, partilha ou envio por e-mail. O motor de PDF utiliza os dados padrão da fatura juntamente com a imagem de marca da empresa para produzir um documento final.
O PDF gerado utiliza um esquema de A4 vertical com margens de 15 mm e pode incluir:
- logótipo da empresa
- cor da marca
- tabela de linhas
- bloco de totais
- dados bancários
- rodapé
A saída em PDF também suporta os quatro idiomas das faturas, pelo que as etiquetas aparecem no idioma selecionado na fatura. Se utilizar esquemas de PDF personalizados, o NomadBill também suporta a composição baseada em modelos.
Enviar faturas por e-mail
O NomadBill envia os e-mails das faturas através do Resend, utilizando noreply@nomadbill.co como endereço do remetente. Pode enviar um e-mail de documento com conteúdo HTML e um anexo PDF opcional ou um e-mail em formato de resumo que regista os detalhes da entrega na base de dados.
Quando envia um e-mail de resumo da fatura, o NomadBill atualiza estes campos de acompanhamento:
sent_at— quando a fatura foi enviadasent_to— que destinatário a recebeuemail_status— definido comosent
O conteúdo do e-mail pode incluir:
- o número do documento
- o nome do cliente
- uma mensagem personalizada opcional
- o valor total
Isto proporciona-lhe tanto o envio como um histórico de auditoria básico no registo da fatura.
Aceitar pagamentos com o Stripe
Ative o Stripe numa fatura quando pretender que o cliente pague através de uma página de checkout alojada. O NomadBill cria uma Stripe Checkout Session para a fatura e encaminha o cliente para o Stripe para concluir o pagamento.
Como funciona o fluxo do Stripe
Ativar o Stripe para a fatura
Ative o Stripe na fatura para que stripe_enabled fique ativo. Isto marca a fatura como elegível para pagamento online.
Depois de ativada, a fatura pode criar uma sessão de pagamento alojada.
Criar a sessão de checkout
O NomadBill cria uma Stripe Checkout Session a partir do total da fatura. O valor enviado para o Stripe é convertido em cêntimos utilizando Math.round(total_amount * 100) e o código da moeda é convertido em minúsculas para a API do Stripe.
Isto garante que o Stripe recebe o valor no formato esperado.
Redirecionar o cliente para o Stripe
O cliente é redirecionado para a página de checkout alojada pelo Stripe para concluir o pagamento em segurança. Não precisa de recolher os dados do cartão diretamente na página da fatura.
Um redirecionamento bem-sucedido significa que o cliente está agora a concluir o pagamento no Stripe.
Processar o êxito ou o cancelamento
Após o pagamento, o Stripe encaminha o cliente de volta para uma de duas rotas da fatura:
- Êxito:
/invoices/$id/pay/success - Cancelamento:
/invoices/$id/pay/cancel
A página de êxito confirma o pagamento e aciona o acompanhamento da compra. A página de cancelamento permite ao cliente tentar novamente.
Atualizar a fatura após a confirmação do webhook
Quando o Stripe envia o evento de webhook checkout.session.completed, o NomadBill atualiza a fatura para payment_status=paid e status=paid.
Esta atualização do webhook é o que finaliza o estado pago no NomadBill.
Faturas recorrentes
As faturas recorrentes permitem-lhe marcar uma fatura como parte de um padrão de faturação repetido. O NomadBill armazena esta informação através do sinalizador is_recurring e de um valor recurring_frequency.
As frequências de recorrência suportadas são:
- weekly
- monthly
- quarterly
- yearly
As faturas recorrentes são apenas metadados. O NomadBill não executa uma tarefa cron automática nem gera novas faturas de acordo com um calendário apenas com base neste sinalizador.
Utilize as definições de recorrência para etiquetar e organizar a faturação repetida, mas não dependa delas como um motor de subscrições automatizado.