Orçamentos
Crie, envie e converta orçamentos em faturas com suporte para várias moedas e geração de PDF.
Transforme estimativas de projetos em orçamentos prontos para o cliente
Os orçamentos permitem-lhe preparar uma proposta, enviá-la a um cliente e convertê-la numa fatura quando este a aceitar. O fluxo de orçamentos utiliza os mesmos dados principais das faturas, incluindo dados do cliente, linhas, IVA, moeda, idioma, saída em PDF, envio por e-mail, campos personalizados, exportação para CSV e modelos de PDF personalizados.
Estados dos orçamentos
Cada orçamento acompanha dois estados distintos: estado e estado do pagamento. Em conjunto, indicam-lhe em que ponto do processo de venda se encontra o orçamento e se foi concluído algum pagamento associado.
Estado do orçamento
| Estado | O que significa |
|---|---|
| draft | Ainda está a preparar o orçamento. O orçamento não foi finalizado nem convertido. |
| sent | Enviou o orçamento ao cliente por e-mail. |
| converted | Converteu o orçamento numa fatura. Foi criado um novo registo de fatura a partir dos dados do orçamento. |
Estado do pagamento
| Estado do pagamento | O que significa |
|---|---|
| unpaid | Não foi registado qualquer pagamento. |
| pending | Foi iniciado um pagamento, mas ainda não foi concluído. |
| paid | O pagamento foi concluído com êxito. |
| failed | Foi efetuada uma tentativa de pagamento, mas não teve êxito. |
Um orçamento pode ser marcado como sent sem estar pago e pode ser convertido numa fatura mesmo que o estado do pagamento ainda seja unpaid. O estado e o estado do pagamento são acompanhados de forma independente.
Criar um orçamento
Crie um orçamento da mesma forma que cria uma fatura e, em seguida, guarde-o como uma proposta para o cliente.
Adicionar o cliente
Selecione um cliente existente ou introduza os dados do cliente diretamente no orçamento. Utilize os mesmos campos de informações do cliente que utiliza nas faturas, incluindo o nome e a morada do cliente.
Definir os dados do orçamento
Introduza a data do orçamento, a data de vencimento, a moeda e o idioma. Os orçamentos suportam as mesmas moedas e os mesmos idiomas que as faturas.
Moedas suportadas:
EURUSDGBPCHFAED
Idiomas suportados:
DEENFRES
Adicionar linhas e IVA
Adicione os produtos ou serviços que pretende propor e, em seguida, reveja as quantidades, os preços e o IVA. O orçamento armazena as linhas na mesma estrutura utilizada pelas faturas, pelo que os totais e os cálculos de impostos seguem o mesmo padrão.
Verifique o total antes de guardar. O orçamento deverá agora apresentar o valor total com a percentagem de IVA selecionada aplicada.
Escolher um modelo e rever o PDF
Selecione um modelo de PDF caso utilize esquemas personalizados para orçamentos ou faturas. Em seguida, pré-visualize o PDF para confirmar se os preços, a imagem da marca, o idioma e as informações do cliente estão corretos.
Quando a pré-visualização estiver correta, guarde o orçamento. O orçamento está agora pronto para ser enviado ou convertido mais tarde.
Conversão de orçamento em fatura
Converta um orçamento quando o cliente aceitar a proposta. A conversão altera o estado do orçamento para converted e cria uma nova fatura com os mesmos dados comerciais subjacentes.
A nova fatura copia os dados do cliente, a morada, as datas, a moeda, o idioma, as linhas, a percentagem de IVA, o modelo e o valor total do orçamento. Assim, obtém um documento de faturação sem voltar a introduzir as mesmas informações.
Como funciona a relação
A fatura armazena uma referência quote_id ao orçamento original. Isto significa que a relação é acompanhada da fatura para o orçamento, e não do orçamento para a fatura.
Se precisar de confirmar que um orçamento foi transformado numa fatura, consulte o registo da fatura associado através de quote_id. O próprio orçamento muda para o estado converted, mas a relação direta na base de dados é navegável da fatura para o orçamento.
Utilize a conversão quando os termos comerciais forem definitivos. Isto mantém intacto o histórico do orçamento e cria uma transição clara entre as vendas e a faturação.
Numeração dos orçamentos
Cada orçamento recebe o seu próprio número de documento no formato A-00001. O prefixo A significa Angebot.
Os números dos orçamentos são gerados por empresa e atribuídos de forma atómica. Isto evita números duplicados quando várias pessoas criam documentos ao mesmo tempo e mantém consistente a sequência de orçamentos de cada empresa.
Se necessário, pode editar o número do orçamento antes de enviar o documento.
Enviar orçamentos por e-mail
Envie orçamentos por e-mail com o mesmo fluxo de envio utilizado para as faturas. O NomadBill gera o e-mail de resumo do documento e envia-o através do Resend utilizando noreply@nomadbill.co.
Antes de enviar, reveja a pré-visualização do PDF e os dados do destinatário. Após o envio, o estado do orçamento muda para sent, o que ajuda a distinguir os orçamentos preparados daqueles que já foram enviados ao cliente.
Se precisar de documentos com a sua imagem de marca, combine o envio por e-mail com o modelo de PDF selecionado para que o cliente receba a apresentação final que pretende.
Adiantamentos e pagamentos
Os orçamentos incluem um fluxo de pagamento, mas este está associado ao processo de checkout das faturas. Na prática, a ação de pagamento chama o fluxo de checkout da fatura, em vez de um registo de pagamento específico do orçamento.
Isto significa que o processamento do pagamento funciona corretamente depois de o orçamento ser convertido numa fatura. Nessa altura, a fatura pode ser utilizada para o checkout e para as atualizações de pagamento.
O pagamento de um adiantamento relativo a um orçamento só funciona corretamente depois de converter o orçamento numa fatura. O fluxo de pagamento atual consulta a tabela de faturas, e não a tabela de orçamentos, pelo que o processamento de pagamentos apenas para orçamentos é limitado.
Os estados de pagamento continuam a aparecer nos orçamentos, mas o fluxo de atualização de pagamentos subjacente baseia-se nas faturas. Se precisar de uma ligação de pagamento fiável ou de atualizações de estado suportadas pelo Stripe, converta primeiro o orçamento e receba o pagamento a partir da fatura.
O que pode fazer com os orçamentos
Os orçamentos suportam as mesmas funcionalidades de documentos disponíveis para as faturas:
- Pré-visualização do PDF antes do envio
- Envio por e-mail
- Campos personalizados
- E-mails associados
- Exportação para CSV
- Modelos de PDF personalizados
- Edição manual do número do orçamento
Estas funcionalidades partilhadas facilitam a passagem de orçamento para fatura sem alterar o fluxo de documentos.