Akıllı E-posta
Gelen e-postaları otomatik olarak sınıflandırın, yapay zeka ile belge verilerini çıkarın ve e-postaları faturalar, fiyat teklifleri ve makbuzlarla eşleştirin.
Paylaşılan posta kutunuzu belge gelen kutusuna dönüştürün
Email Intelligence, şirketinize, gelen mesajları izleyen, iş belgelerini tanımlayan, önemli verileri çıkaran ve NomadBill'deki doğru kayıtlara bağlantılar öneren özel bir posta kutusu sağlar. Serbest çalışanların ve küçük ekiplerin halihazırdaki çalışma şekline göre tasarlanmıştır: tedarikçiler faturaları e-postayla gönderir, müşteriler tekliflere yanıt verir ve ödeme onayları aynı gelen kutusuna ulaşır.
Temsilci posta kutusu
Her şirkete agent_name@agent.nomadbill.co formatında bir özel temsilci posta kutusu verilir. Çalışma alanınız özel bir aracı etki alanı kullanıyorsa posta kutusu bunun yerine bu etki alanını kullanır.
Posta kutusunu yalnızca şirket sahibi hazırlayabilir. Kurulum sırasında NomadBill, aracı adını küçük harfe dönüştürerek, boşlukları tirelerle değiştirerek ve bilgiyi 40 karakterleriyle sınırlayarak posta kutusu için güvenli bir formatta normalleştirir.
Sağlama başladıktan sonra NomadBill:
- Nylas ile bir posta bağışı oluşturur
- posta kutusu bağlantısını
company_email_accountskaydında saklar - gelen posta etkinlikleri için bir web kancası kaydeder
Webhook şu olayları dinler:
message.createdmessage.updatedgrant.expired
NomadBill web kancasını /api/public/nylas-webhook'ye kaydeder. İlk webhook anlaşması sırasında GET işleyicisi, challenge sorgu parametresini tam olarak alındığı gibi döndürür.
Gelen e-postalar nasıl işlenir?
Her yeni mesaj aynı işlem akışını takip eder, böylece sonuçlar tutarlı kalır ve mükerrer işlerden kaçınılır.
Webhook etkinliğini alın
Nylas, bir mesaj oluşturulduğunda veya güncellendiğinde ya da yetkinin süresi dolduğunda /api/public/nylas-webhook'ye bir web kancası olayı gönderir.
NomadBill, x-nylas-signature başlığını HMAC-SHA256 ile doğrulayabilir. İmza doğrulaması isteğe bağlıdır ancak bunu önerilen üretim kurulumu olarak değerlendirmelisiniz.
E-postanın tamamını getir
Geçerli bir olay geldikten sonra NomadBill, bağlı posta kutusundan tüm e-posta içeriğini ve meta verileri alır.
Sistem aynı zamanda mükerrer işlemlere karşı da koruma sağlar. Aynı e-posta zaten tamamlanmışsa, zaten atlanmışsa veya beş dakikalık bir süre içinde hâlâ işleniyorsa, NomadBill onu yeniden analiz etmez.
Analiz edilmemesi gereken mesajları atlayın
NomadBill, aracının posta kutusundan gönderilen mesajları atlar. Bu kendi kendine e-posta koruması döngüleri önler ve sistem tarafından oluşturulan postaların analiz edilmesini önler.
Giden veya alakasız mesajlar, kullanılabilir bir iş belgesini temsil etmiyorlarsa, sınıflandırma sırasında da hariç tutulabilir.
Ekleri ve mesaj içeriğini indirin
İşlemci, belge analizini çalıştırmadan önce e-posta metnini ve mevcut tüm ekleri toplar.
Bu, sınıflandırıcıya mesajın fatura, makbuz, fiyat teklifi, onay veya başka bir belge türü içerip içermediğini anlayacak yeterli bağlamı sağlar.
AI sınıflandırmasını ve çıkarma işlemini çalıştırın
NomadBill, Lovable AI ağ geçidi aracılığıyla google/gemini-3.6-flash'yi kullanarak e-posta içeriğini AI hattına gönderir.
Model, belgeyi sınıflandırır ve toplamlar, tarihler, adlar ve referans numaraları gibi yapılandırılmış alanları çıkarır; böylece verileri elle kopyalamak yerine bunları NomadBill içinde inceleyebilirsiniz.
Eşleştirme önerilerini hesaplayın
Çıkartmanın ardından eşleştirme motoru, e-postayı faturalar, fiyat teklifleri, gelen faturalar, banka işlemleri ve şirketinizdeki müşterilerle karşılaştırır.
Mümkün olan her maç bir puan alır. NomadBill, minimum eşiği karşılayan önerileri tutar ve en güçlü adayları ilk önce gösterir.
Sonucu saklayın ve kararlarınızı koruyun
Nihai analiz, çıkarılan veriler ve önerilen bağlantılar dahil olmak üzere e-posta kaydıyla birlikte saklanır.
Bir öneriyi zaten bağladıysanız veya reddettiyseniz NomadBill, çalışmanızı sıfırlamak yerine daha sonra yeniden analizde bu kararı korur.
Belge sınıflandırması
Email Intelligence, analiz edilen her mesajı aşağıdaki belge türlerinden birinde sınıflandırır:
incoming_invoicereceiptoutgoing_invoicequotepayment_confirmationremindercontractother
Sınıflandırma, NomadBill'in bir sonraki adımda hangi eylemleri sunacağına karar vermesine yardımcı olur. Örneğin, yalnızca incoming_invoice ve receipt e-postaları doğrudan gelen fatura kaydına dönüştürülebilir.
Yapay zekadan çıkarılan veriler
Analiz sonucu aşağıdaki çıkarılan alanları içerebilir.
E-posta için algılanan belge türü.
Sınıflandırma sonucuna ilişkin model güven puanı.
E-postanın veya ekin içeriğinin kısa bir özeti.
Belgede tespit edilen ana fatura, makbuz, fiyat teklifi veya onay numarası.
E-postada veya ekte bulunan ek referans tanımlayıcıları.
Belge için tespit edilen toplam brüt tutar.
Belgede belirtildiğinde VAT'den önceki net tutar.
Belgeden çıkarılan VAT tutarı.
Güvenilir bir şekilde tanımlanabildiğinde VAT oranı.
Belge tutarı için tespit edilen para birimi kodu.
Belgede bulunan yayın tarihi.
Mevcut olması durumunda ödemenin son tarihi.
Belgeyle ilişkili tedarikçi veya gönderenin adı.
Belgede başvurulan müşteri adı.
E-postada veya belgede tespit edilen banka hesap numarası.
Analiz sırasında atanan geniş bir kategori.
Aşağı yönde sınıflandırma ve eşleştirme için kullanılan çıkarılan belge metni.
Ekte ayrıntılı ayrıntılar yer aldığında belgedeki satır öğeleri algılandı.
Eşleştirme ve öneriler
Analizin ardından NomadBill, çalışma alanınızdaki ilgili kayıtları arar ve her adayı puanlar. Bir önerinin görünmesi için minimum 0.35 puanına ulaşması gerekir ve sistem, e-posta başına en fazla 12 öneri döndürür.
Eşleştirme motoru çeşitli kayıt türlerini değerlendirir:
- faturalar
- tırnak
- gelen faturalar
- banka işlemleri
- müşteriler
Faturalar için en güçlü sinyaller belge numarası, tutar, alıcı ve müşteri kimliğidir. Puanlama modeli aşağıdakiler için puan ekler:
- bulunan numara:
+0.55 - yaklaşık
±0.5%veya±0.02dahilindeki miktar:+0.30 - para birimi eşleşmesi:
+0.05 - 14 gün içindeki tarih:
+0.10 sent_togönderenin e-postasını içerir:+0.25- müşteri adı eşleşmesi:
+0.15
Banka işlemleri için motor, ödeme kanıtlarına ve karşı tarafın kimliğine odaklanır. Şunlar için puan ekler:
- miktar eşleşmesi:
+0.45 - aday numarası bulundu:
+0.35 - Karşılık adı eşleşmesi:
+0.20 - 30 gün içindeki tarih:
+0.10
Müşteriler için motor, operasyonel kayıtları önermeden önce e-postanın kime ait olduğunu belirlemeye çalışır. Şunlar için puan ekler:
- tam e-posta eşleşmesi:
+0.80 - aynı alan adı:
+0.50 - ad eşleşmesi:
+0.30
Bu puanlar toplanır, dolayısıyla güçlü eşleşmeler genellikle tek bir alana bağlı olmak yerine birkaç sinyali aynı anda birleştirir.
E-posta bağlantılarını yönetme
NomadBill, her e-postanın kayıtlarınızla nasıl ilişkili olduğunu takip eder. Bağlantılar üç durumdan birinde olabilir:
- Önerilen — NomadBill olası bir eşleşme buldu ve incelemenizi bekliyor.
- Bağlantılı — E-postanın belirli bir faturaya, teklife, makbuza, işleme veya müşteriye ait olduğunu onayladınız.
- Reddedildi — Bir öneriyi reddettiniz ve e-posta tekrar analiz edilirse bu karar korunur.
Çıkarılan alanları incelemek, önerileri incelemek ve eşleşmeleri onaylamak veya reddetmek için e-posta görünümündeki Akıllı E-posta kartını kullanın. Bir e-posta zaten bir kayda bağlı olduğunda, bağlantılı e-posta etkinliği diğer taraftan fatura, fiyat teklifi, makbuz, işlem ve müşteri ayrıntısı sayfalarında da görünür.
Belge türü incoming_invoice veya receipt ise doğrudan e-postadan gelen bir fatura oluşturabilirsiniz. createReceiptFromEmail eylemi, yeni kaydı önceden doldurmak için çıkarılan belge verilerini kullanır ve e-posta zaten işlendiğinde veya kasıtlı olarak atlandığında kopyaların oluşturulmasını önler.
Akıllı E-posta neredeyse gerçek zamanlı olarak güncellenir. NomadBill, company_email_accounts.last_event_at üzerindeki Supabase Gerçek Zamanlı aracılığıyla posta kutusu etkinliğini dinler ve gerektiğinde 30 saniyelik yoklama döngüsüne geri döner.