Входящие счета
Загружайте и управляйте счетами поставщиков, квитанциями и расходами с помощью автоматического расчета НДС и банковской выверки.
Отслеживайте счета и квитанции поставщиков в одном месте
Входящие счета позволяют хранить счета поставщиков, квитанции и другие деловые расходы вместе с остальными записями. Вы можете загрузить PDF или изображение, заполнить данные счета, отследить, был ли он оплачен, и сопоставить его с банковской транзакцией при появлении платежа.
NomadBill сохраняет исходный файл в безопасном хранилище, автоматически рассчитывает суммы НДС и отображает соответствующую информацию, такую как связанные электронные письма, настраиваемые поля и совпадающие банковские платежи, на странице сведений о счете.
Поддерживаемые файлы загрузки: PDF и файлы изображений. NomadBill сохраняет каждый файл в сегменте хранения incoming-invoices, используя шаблон пути для каждого пользователя userId/timestamp-filename.
Загрузка квитанций
Используйте область входящих счетов, если вы хотите вручную добавить счет поставщика из файла.
Открыть входящие счета
Перейдите в раздел входящих счетов в NomadBill и начните новую загрузку.
Это лучший вариант, если на вашем устройстве уже сохранена квитанция или счет поставщика.
Загрузите файл
Выберите файл PDF или изображение на своем компьютере или телефоне.
NomadBill сохраняет загруженный файл в безопасном хранилище и сохраняет путь к файлу в записи счета. Когда вы откроете файл позже, NomadBill создаст подписанную ссылку для просмотра, которая будет действительна в течение 60 секунд.
Введите данные счета
Добавьте поставщика, счет-фактуру, НДС и информацию об оплате для документа.
После сохранения счета вы увидите его в списке входящих счетов и сможете открыть страницу его сведений.
Просмотрите страницу сведений
Откройте сохраненный счет, чтобы проверить информацию.
Подробное представление включает отдельные карточки для сведений о поставщике, сведений о счетах, настраиваемых полей, связанных электронных писем и банковских платежей.
Информация о поставщике и счете-фактуре
В каждом входящем счете хранится как информация о поставщике, так и информация, относящаяся к счету. Категории представляют собой произвольный текст, поэтому вы можете использовать структуру именования, которая соответствует вашему рабочему процессу бухгалтерского учета.
Поля поставщика
Имя поставщика или продавца, выдавшего счет или квитанцию.
Почтовый адрес поставщика.
Регистрационный номер поставщика НДС, если он указан в документе.
Поля счета-фактуры
Собственный счет-фактура или номер квитанции поставщика.
Дата указана в счете-фактуре поставщика.
Срок оплаты по счету.
Дата оплаты счета. Банковская выверка может обновить это при сопоставлении платежа.
Категория с произвольным текстом для расходов. NomadBill не применяет предопределенный список категорий.
Внутренние заметки о поступлении, поставщике или расходах.
Валюта, использованная в счете. Поддерживаемые значения: EUR, USD, GBP, CHF и AED.
EURUSDGBPCHFAEDТекущий статус оплаты счета. NomadBill поддерживает unpaid и paid.
unpaidpaidПоля суммы
Сумма счета до НДС.
Ставка НДС, применяемая к сумме счета.
Рассчитанная сумма НДС.
Общая сумма счета, включая НДС.
Файл и запись метаданных
Путь хранения загруженного файла квитанции или счета-фактуры.
Дата загрузки файла в NomadBill.
НДС и расчет суммы
NomadBill автоматически пересчитывает итоговые суммы счетов, поэтому вам не нужно вручную обновлять каждое поле суммы. Это уменьшает количество ошибок при вводе, особенно если вы знаете только чистую сумму и курс НДС или имеете только валовую сумму из квитанции.
Если вы измените net_amount или vat_percentage, NomadBill пересчитывает как vat_amount, так и amount. Сумма брутто использует следующую формулу: gross = net * (1 + pct / 100).
Если вы измените amount, NomadBill пересчитает net_amount и vat_amount на основе текущего процента НДС. Это помогает, когда в квитанции отображается только итоговая сумма и курс НДС.
Проверьте пересчитанные значения перед сохранением, если квитанция включает скидки, смешанные тарифы НДС или форматирование поставщика, в котором нет четкого разделения на нетто и НДС.
Статус платежа и банковская выверка
Статус платежа помогает отслеживать, какие счета поставщиков еще открыты, а какие уже оплачены. NomadBill использует два статуса: unpaid и paid.
Если вы подключите банковскую синхронизацию, NomadBill может автоматически сопоставлять исходящие банковские транзакции с входящими счетами. Соответствующая логика ищет:
- Исходящая транзакция на сумму ниже нуля.
- Точно такая же сумма
- та же валюта
- Дата транзакции в течение 14 дней с даты выставления счета.
Когда NomadBill находит совпадение, он связывает транзакцию с входящим счетом и устанавливает статус платежа на paid. Связанные банковские платежи отображаются в карточке банковских платежей на странице сведений о счете.
Вы также можете управлять соединением вручную из области синхронизации банка. Если вы отсоедините сопоставленную транзакцию, NomadBill изменит статус платежа обратно на unpaid.
Полный рабочий процесс сопоставления см. в разделе Синхронизация банка.
Интеграция аналитики электронной почты
NomadBill также может создать входящий счет на основе данных электронной почты. Когда служба электронной почты извлекает из сообщения сведения о квитанции или счете поставщика, createReceiptFromEmail может создать для вас запись о входящем счете.
Это полезно, когда поставщики отправляют счета по электронной почте, и вы хотите сократить объем ручного ввода. После создания вы можете открыть страницу сведений о счете, просмотреть извлеченные поля, добавить примечания или категории и подтвердить, был ли уже сопоставлен платеж.
На странице сведений также имеется связанная карточка электронной почты, которая поможет при необходимости отследить счет-фактуру до исходного контекста электронной почты.
Информацию о рабочем процессе электронной почты см. в разделе Аналитика электронной почты.