Руководство пользователяВыставление счетов

Выставление счетов

Создавайте, отправляйте и отслеживайте счета в нескольких валютах с помощью расчета НДС, генерации PDF и платежей Stripe.

Создание, отправка и отслеживание счетов-фактур

Используйте выставление счетов NomadBill для создания профессиональных счетов, расчета НДС, экспорта фирменных PDF-файлов, отправки счетов по электронной почте и приема онлайн-платежей через Stripe. Вы можете управлять черновиками и отправленными счетами, отслеживать ход оплаты и обеспечивать единообразие номеров счетов во всей компании.

Если вы начинаете с утвержденного предложения, используйте процесс перехода от предложения к счету, описанный в разделе Коммерческие предложения.

Статусы счетов

NomadBill отслеживает счета-фактуры с двумя отдельными полями: status и payment_status. Значок счета-фактуры определяет приоритет платежной информации, поэтому, если payment_status имеет значение paid, счет-фактура отображается как оплаченный, даже если в противном случае в общем поле status было бы указано что-то другое.

ПолеЗначенияЧто это значит
statusdraft, sent, paid, overdueСтатус жизненного цикла документа
payment_statusunpaid, pending, paid, failedСостояние обработки платежей

Практический способ прочитать это:

  • draft — вы все еще редактируете счет и не завершили его отправку.
  • sent — счет доставлен или отмечен как отправленный.
  • overdue — срок оплаты прошел, а счет все еще не оплачен.
  • paid — счет оплачен.

Статусы, специфичные для платежа, добавляют больше деталей:

  • unpaid — платеж еще не зарегистрирован.
  • pending — идет оплата.
  • paid — платеж успешно завершен.
  • failed — попытка оплаты не завершилась.

Если в пользовательском интерфейсе счета отображается paid, это состояние оплаты имеет приоритет над общим статусом документа для отображения значка.

Создание счета-фактуры

Создайте новый счет в области Счета, укажите сведения о клиенте и платежные данные, добавьте позиции, а затем просмотрите результат перед его отправкой. NomadBill сохраняет незавершенные счета как черновики, чтобы вы могли вернуться к ним позже.

Открыть новый счет

Перейдите в раздел Счета и создайте новый счет. NomadBill подготавливает документ с учетом контекста вашей компании и присваивает нумерацию при создании счета.

Когда откроется счет-фактура, вы должны увидеть редактируемые поля платежа, отдельные позиции, итоговые суммы и настройки документа.

Добавьте сведения о клиенте и платежные данные

Введите информацию о клиенте, дату выставления счета, срок оплаты, валюту и язык. Выберите язык счета-фактуры, соответствующий получателю, чтобы метки в PDF и электронном письме отображались правильно.

После сохранения счет остается в статусе draft, пока вы его не отправите или не отметите иным образом.

Добавить позиции

Добавьте каждый продукт или услугу как отдельную позицию с названием, количеством и ценой за единицу. Включите описание, если вам нужно уточнить объем, расчетный период или результаты.

Ваш промежуточный итог обновляется по мере добавления или редактирования элементов.

Обзор НДС и итоги

Подтвердите процент НДС перед отправкой счета. NomadBill вычисляет общую сумму на основе промежуточной суммы и процента НДС, поэтому вы можете проверить сумму перед созданием PDF или ссылки для оплаты.

Правильный этап проверки должен дать вам четкую промежуточную сумму, сумму НДС и окончательную сумму.

Экспортируйте, отправляйте или получайте платежи

Как только счет будет выглядеть правильно, сгенерируйте PDF, отправьте его по электронной почте или включите оформление заказа Stripe, если вы хотите, чтобы клиент платил онлайн. После отправки NomadBill может записать сведения о доставке, например, кто получил счет и когда он был отправлен.

В этот момент счет-фактура переходит из режима редактирования в активное отслеживание.

позиции

Каждая позиция счета-фактуры имеет небольшую, последовательную структуру, поэтому расходы могут быть понятными и предсказуемыми. Позиция включает в себя:

  • id — необязательный внутренний идентификатор
  • name — заголовок позиции.
  • description — необязательный подробный текст
  • quantity — сколько единиц вы выставляете счет
  • price — цена за единицу

Используйте одну позицию для каждой оплачиваемой услуги, продукта или расчетного периода. Это облегчит чтение PDF и поможет вашему клиенту понять, как была построена итоговая сумма.

NomadBill также поддерживает изменение порядка позиций путем перетаскивания. Измените порядок элементов в соответствии с историей, которую вы хотите рассказать в счете, например, сначала перечислите основные услуги, а в последнюю очередь возмещаемые расходы.

НДС расчет

NomadBill вычисляет итоговые суммы счетов на основе промежуточной суммы и процентов НДС. Формула:

total = subtotal + (subtotal x vat_percentage / 100)

Ставка по умолчанию для НДС составляет 19%, что соответствует стандартной немецкой ставке. При необходимости вы можете изменить процент НДС для каждого счета, если значение остается в допустимом диапазоне от 0 до 100.

Это означает:

  • 0 действительно для счетов-фактур, освобожденных от налога НДС или с нулевой ставкой.
  • 19 — начальная точка по умолчанию.
  • 100 — верхний допустимый предел.

Проверьте ставку НДС перед отправкой счета, особенно если вы выставляете счета в разных юрисдикциях или работаете со смешанным налоговым режимом.

Валюты и языки

NomadBill поддерживает пять валют счетов и четыре языка счетов. Эти значения являются обязательными, поэтому в счетах всегда используется один из поддерживаемых вариантов.

Поддерживаемые валюты

  • ЕВРО
  • ДОЛЛАР США
  • ФУНТ СТЕРЛИНГОВ
  • швейцарских франков
  • дирхамов ОАЭ

Поддерживаемые языки счетов

  • ДЭ
  • РУ
  • FR
  • ES

Как выбирается валюта по умолчанию

NomadBill определяет валюту счета в следующем порядке:

  1. Валюта счета — если в счете уже указана валюта, используется это значение.
  2. Валюта компании по умолчанию — если в счете-фактуре явно не указана валюта, NomadBill проверяет валюту компании по умолчанию.
  3. Предпочтение глобальной валюты — если ни один из первых двух вариантов не существует, NomadBill возвращается к глобальной валюте, хранящейся в локальном хранилище браузера как nb.currency.

Этот приоритет обеспечивает стабильность существующих счетов, в то же время предоставляя вам запасной вариант на уровне всей компании и пользователя.

Нумерация счетов

Номера счетов-фактур используют формат R-00001. Префикс R идентифицирует тип документа, а числовая часть состоит из пяти цифр с ведущими нулями.

NomadBill генерирует номера с помощью функции базы данных, которая атомарно присваивает номер следующего документа для каждой компании. Это имеет значение, если несколько человек одновременно создают счета, поскольку последовательность действий остается защищенной от гонок.

Для повседневного использования важны две детали:

– Номера счетов указаны для каждой компании, а не для всех аккаунтов.

  • Каждый номер счета-фактуры должен быть уникальным в пределах одной компании посредством комбинации company_id и invoice_number.

поколение PDF

NomadBill может экспортировать счета в виде документов PDF для загрузки, совместного использования или доставки по электронной почте. Механизм PDF использует стандартные данные счетов-фактур вместе с брендом вашей компании для создания готового документа.

Созданный PDF использует макет книжной ориентации формата A4 с полями 15 мм и может включать в себя:

  • логотип компании
  • фирменный цвет
  • таблица позиций
  • блок итогов
  • банковские реквизиты
  • нижний колонтитул

Вывод PDF также поддерживает все четыре языка счетов, поэтому метки отображаются на языке, выбранном в счете. Если вы используете собственные макеты PDF, NomadBill также поддерживает рендеринг на основе шаблонов.

Шаблоны PDF

Коммерческие предложения

Отправка счетов по электронной почте

NomadBill отправляет электронные письма со счетами через Resend, используя noreply@nomadbill.co в качестве адреса отправителя. Вы можете отправить либо электронное письмо с документом с содержимым HTML и дополнительным вложением PDF, либо электронное письмо в виде сводки, в котором сведения о доставке заносятся в базу данных.

Когда вы отправляете электронное письмо со сводкой счета, NomadBill обновляет эти поля отслеживания:

  • sent_at — когда был отправлен счет
  • sent_to — какой получатель получил
  • email_status — установлено значение sent.

Содержимое электронного письма может включать в себя:

  • номер документа
  • имя клиента
  • необязательное пользовательское сообщение
  • общая сумма

Это дает вам как исходящую доставку, так и базовый контрольный журнал внутри записи счета.

Прием платежей с помощью Stripe

Включите Stripe в счете, если вы хотите, чтобы клиент платил через размещенную страницу оформления заказа. NomadBill создает сеанс оформления заказа Stripe для счета и отправляет клиента на Stripe для завершения оплаты.

Как работает поток Stripe

Включите Stripe для счета.

Включите Stripe для счета, чтобы stripe_enabled был активным. Это пометит счет как подходящий для онлайн-оплаты.

После включения счет-фактура может создать сеанс размещенной оплаты.

Создайте сеанс оформления заказа

NomadBill создает сеанс оформления заказа Stripe на основе итоговой суммы счета. Сумма, отправленная на Stripe, конвертируется в центы с помощью Math.round(total_amount * 100), а код валюты преобразуется в нижний регистр для API Stripe.

Это гарантирует, что Stripe получит сумму в ожидаемом формате.

Перенаправить клиента на Stripe

Клиент перенаправляется на страницу оформления заказа, размещенную на Stripe, для безопасного завершения оплаты. Вам не нужно собирать данные карты непосредственно на странице счета.

Успешное перенаправление означает, что клиент завершает оплату на Stripe.

Обработка успеха или отмены

После оплаты Stripe отправляет клиента обратно по одному из двух маршрутов выставления счета:

  • Успех: /invoices/$id/pay/success
  • Отмена: /invoices/$id/pay/cancel

Страница успеха подтверждает оплату и запускает отслеживание покупок. Страница отмены позволяет клиенту повторить попытку.

Обновить счет после подтверждения вебхука

Когда Stripe отправляет событие веб-перехватчика checkout.session.completed, NomadBill обновляет счет до payment_status=paid и status=paid.

Это обновление вебхука завершает платное состояние внутри NomadBill.

Повторяющиеся счета

Регулярные счета позволяют пометить счет как часть повторяющегося шаблона выставления счетов. NomadBill сохраняет это с помощью флага is_recurring и значения recurring_frequency.

Поддерживаемые повторяющиеся частоты:

  • weekly
  • monthly
  • quarterly
  • yearly

Регулярные счета содержат только метаданные. NomadBill не запускает автоматическое задание cron и не генерирует новые счета по расписанию только на основе этого флага.

Используйте повторяющиеся настройки для маркировки и организации повторных счетов, но не полагайтесь на них как на механизм автоматической подписки.

Что делать дальше

Управление шаблонами PDF

Работа с коммерческими предложениями

Was this page helpful?