Коммерческие предложения
Создавайте, отправляйте и конвертируйте коммерческие предложения в счета с поддержкой мультивалютности и генерацией PDF.
Превратите смету проекта в готовое для клиента коммерческое предложение
Коммерческие предложения позволяют подготовить предложение, отправить его клиенту и преобразовать в счет после того, как клиент его примет. Рабочий процесс предложения использует те же основные данные, что и счета-фактуры, включая сведения о клиенте, позиции, НДС, валюту, язык, вывод PDF, доставку по электронной почте, настраиваемые поля, экспорт CSV и настраиваемые шаблоны PDF.
Статусы коммерческих предложений
Каждое предложение отслеживает два отдельных состояния: статус и статус платежа. Вместе они сообщают вам, на каком этапе процесса продаж находится предложение и был ли выполнен какой-либо связанный с ним платеж.
Статус коммерческого предложения
| Статус | Что это значит |
|---|---|
| draft | Вы все еще готовите предложение. Коммерческое предложение еще не завершено и не преобразовано. |
| sent | Вы отправили предложение клиенту по электронной почте. |
| converted | Вы преобразовали предложение в счет-фактуру. На основе данных предложения была создана новая запись счета. |
Статус платежа
| Статус платежа | Что это значит |
|---|---|
| unpaid | Оплата не зафиксирована. |
| pending | Платеж был инициирован, но еще не завершен. |
| paid | Платеж успешно завершен. |
| failed | Была предпринята попытка оплаты, но она не увенчалась успехом. |
Предложение можно пометить как sent без оплаты, и его можно преобразовать в счет, даже если его статус оплаты по-прежнему равен unpaid. Статус и статус платежа отслеживаются независимо.
Создание предложения
Создайте предложение так же, как вы выставляете счет, а затем сохраните его как предложение для клиента.
Добавить клиента
Выберите существующего клиента или введите сведения о клиенте непосредственно в предложении. Используйте те же поля информации о клиенте, которые вы используете для счетов, включая имя и адрес клиента.
Установите детали предложения
Введите дату коммерческого предложения, срок оплаты, валюту и язык. Коммерческие предложения поддерживают те же валюты и языки, что и счета-фактуры.
Поддерживаемые валюты:
EURUSDGBPCHFAED
Поддерживаемые языки:
DEENFRES
Добавьте позиции и НДС
Добавьте продукты или услуги, которые вы хотите предложить, затем просмотрите количество, цены и НДС. В коммерческом предложении хранятся позиции в той же структуре, что и в счетах, поэтому итоговые суммы и расчеты налогов следуют одному и тому же шаблону.
Проверьте общую сумму перед сохранением. Теперь в вашем коммерческом предложении должна отображаться полная сумма с применением выбранного процента НДС.
Выберите шаблон и просмотрите PDF.
Выберите шаблон PDF, если вы используете настраиваемые макеты предложений или счетов. Затем просмотрите PDF, чтобы убедиться в правильности цен, торговой марки, языка и информации о клиенте.
Когда предварительный просмотр будет выглядеть правильно, сохраните коммерческое предложение. Теперь предложение готово к отправке или конвертации позже.
Преобразование предложения в счет-фактуру
Преобразуйте коммерческое предложение в счет, когда клиент примет его. При преобразовании статус предложения изменяется на converted и создается новый счет с теми же базовыми бизнес-данными.
В новом счете копируются сведения о клиенте, адрес, даты, валюта, язык, позиции, процент НДС, шаблон и общая сумма. Это дает вам платежный документ без повторного ввода той же информации.
Как устроены отношения
В счете-фактуре сохраняется ссылка quote_id на исходное предложение. Это означает, что связь отслеживается от счета к предложению, а не от предложения к счету.
Если вам нужно подтвердить, что предложение было преобразовано в счет, просмотрите запись счета, связанную с quote_id. Само предложение меняет статус на converted, но по прямой связи с базой данных можно перемещаться от счета к предложению.
Используйте конверсию, когда коммерческие условия являются окончательными. Он сохраняет историю коммерческих предложений в целости и сохранности и обеспечивает четкий переход от продаж к выставлению счетов.
Нумерация коммерческих предложений
Каждому предложению присваивается номер документа в формате A-00001. Префикс A означает Angebot.
Номера коммерческих предложений генерируются для каждой компании и назначаются атомарно. Это предотвращает дублирование номеров при одновременном создании документов несколькими людьми и обеспечивает единообразие последовательности предложений каждой компании.
При необходимости вы можете отредактировать номер коммерческого предложения перед отправкой документа.
Отправка коммерческих предложений по электронной почте
Отправляйте предложения по электронной почте с тем же потоком доставки, который используется для счетов-фактур. NomadBill генерирует электронное письмо со сводкой документа и отправляет его через Resend с использованием noreply@nomadbill.co.
Перед отправкой просмотрите предварительный просмотр PDF и сведения о получателе. После отправки статус коммерческого предложения меняется на sent, что помогает отличить подготовленные коммерческие предложения от уже отправленных клиенту.
Если вам нужны фирменные документы, объедините отправку электронной почты с выбранным вами шаблоном PDF, чтобы клиент получил окончательный макет, который вы хотите, чтобы он увидел.
Депозиты и платежи
Коммерческие предложения включают поток платежей, но он привязан к процессу оформления счета. На практике действие платежа вызывает поток оформления счета, а не запись платежа, специфичную для предложения.
Это означает, что обработка платежей работает правильно после преобразования предложения в счет. На этом этапе счет можно использовать для оформления заказа и обновлений оплаты.
Оплата депозита за предложение работает корректно только после преобразования предложения в счет. Текущий поток платежей запрашивает таблицу счетов, а не таблицу коммерческих предложений, поэтому обработка платежей только для коммерческих предложений ограничена.
Статусы платежей по-прежнему отображаются в коммерческих предложениях, но базовый поток обновления платежей основан на счетах-фактурах. Если вам нужна надежная ссылка для оплаты или обновления статуса на основе Stripe, сначала преобразуйте предложение и получите оплату из счета.
Что можно делать с кавычками
Коммерческие предложения поддерживают те же функции документа, что и счета-фактуры:
- Предварительный просмотр PDF перед отправкой
- Доставка по электронной почте
- Пользовательские поля
- Связанные электронные письма
- экспорт CSV
- Пользовательские шаблоны PDF
- Ручное редактирование номера коммерческого предложения
Эти общие функции упрощают переход от предложения к счету без изменения рабочего процесса с документами.