ذكاء البريد الإلكتروني

تحويل صندوق البريد المشترك الخاص بك إلى صندوق وارد للمستندات

يمنح ذكاء البريد الإلكتروني لشركتك صندوق بريد مخصصًا لمراقبة الرسائل الواردة وتحديد مستندات العمل واستخراج البيانات الأساسية واقتراح روابط للسجلات الصحيحة في NomadBill. إنه مصمم للطريقة التي يعمل بها المستقلون والفرق الصغيرة بالفعل: يرسل الموردون الفواتير عبر البريد الإلكتروني، ويرد العملاء على عروض الأسعار، وتصل تأكيدات الدفع في نفس البريد الوارد.

صندوق بريد الوكيل

تحصل كل شركة على صندوق بريد وكيل مخصص بالتنسيق agent_name@agent.nomadbill.co. إذا كانت مساحة العمل الخاصة بك تستخدم مجال وكيل مخصص، فإن صندوق البريد يستخدم هذا المجال بدلاً من ذلك.

يمكن لمالك الشركة فقط توفير صندوق البريد. أثناء الإعداد، يقوم NomadBill بتطبيع اسم الوكيل إلى تنسيق آمن لصندوق البريد عن طريق تحويله إلى أحرف صغيرة، واستبدال المسافات بالواصلات، والحد من الارتفاع إلى 40 حرفًا.

بمجرد بدء التزويد، NomadBill:

• إنشاء منحة بريدية بـ Nylas
• يخزن اتصال صندوق البريد في السجل company_email_accounts
• يسجل خطاف ويب لأحداث البريد الوارد

يستمع خطاف الويب لهذه الأحداث:

• message.created
• message.updated
• grant.expired

NomadBill يسجل خطاف الويب على /api/public/nylas-webhook. أثناء تأكيد الاتصال الأولي عبر الويب، يقوم المعالج GET بإرجاع معلمة الاستعلام challenge تمامًا كما تم استلامها.

كيفية معالجة رسائل البريد الإلكتروني الواردة

تتبع كل رسالة جديدة نفس تدفق المعالجة بحيث تظل النتائج متسقة ويتم تجنب العمل المكرر.

تصنيف الوثائق

يقوم ذكاء البريد الإلكتروني بتصنيف كل رسالة تم تحليلها إلى أحد أنواع المستندات التالية:

• incoming_invoice
• receipt
• outgoing_invoice
• quote
• payment_confirmation
• reminder
• contract
• other

يساعد التصنيف NomadBill في تحديد الإجراءات التي سيتم تقديمها بعد ذلك. على سبيل المثال، يمكن تحويل رسائل البريد الإلكتروني incoming_invoice وreceipt فقط مباشرةً إلى سجل الفاتورة الواردة.

AI- البيانات المستخرجة

يمكن أن تتضمن نتيجة التحليل الحقول المستخرجة التالية.

المطابقة والاقتراحات

بعد التحليل، يبحث NomadBill عن السجلات ذات الصلة في مساحة العمل الخاصة بك ويسجل كل مرشح. يجب أن يصل الاقتراح إلى الحد الأدنى من النقاط وهو 0.35 حتى يظهر، ويقوم النظام بإرجاع ما يصل إلى 12 اقتراحًا لكل بريد إلكتروني.

يقوم المحرك المطابق بتقييم عدة أنواع من السجلات:

• الفواتير
• عروض الأسعار
• الفواتير الواردة
• المعاملات المصرفية
• عملاء

بالنسبة للفواتير، أقوى الإشارات هي رقم المستند والمبلغ والمستلم وهوية العميل. يضيف نموذج التسجيل نقاطًا لـ:

• الرقم الذي تم العثور عليه: +0.55
• المبلغ في حدود ±0.5% أو ±0.02: +0.30
• مطابقة العملة: +0.05
• التاريخ خلال 14 يوم: +0.10
• sent_to يحتوي على البريد الالكتروني للمرسل : +0.25
• مطابقة اسم العميل: +0.15

بالنسبة للمعاملات المصرفية، يركز المحرك على أدلة الدفع وهوية النظير. ويضيف نقاط ل:

• مطابقة المبلغ: +0.45
• تم العثور على رقم المرشح: +0.35
• مطابقة اسم النظير: +0.20
• التاريخ خلال 30 يومًا: +0.10

بالنسبة للعملاء، يحاول المحرك تحديد صاحب البريد الإلكتروني قبل اقتراح السجلات التشغيلية. ويضيف نقاط ل:

• تطابق البريد الإلكتروني تمامًا: +0.80
• نفس النطاق: +0.50
• مطابقة الاسم: +0.30

تعتبر هذه النتائج إضافية، لذا عادةً ما تجمع التطابقات القوية بين عدة إشارات في وقت واحد بدلاً من الاعتماد على حقل واحد.

إدارة روابط البريد الإلكتروني

NomadBill يتتبع كيفية ارتباط كل بريد إلكتروني بسجلاتك. يمكن أن تكون الروابط في إحدى الحالات الثلاث:

• مقترح — NomadBill وجد تطابقًا محتملاً وهو في انتظار مراجعتك.
• مرتبط — لقد أكدت أن البريد الإلكتروني ينتمي إلى فاتورة أو عرض أسعار أو إيصال أو معاملة أو عميل محدد.
• تم الرفض — لقد رفضت اقتراحًا، وسيتم الاحتفاظ بهذا القرار إذا تم تحليل البريد الإلكتروني مرة أخرى.

استخدم بطاقة معلومات البريد الإلكتروني في عرض البريد الإلكتروني لمراجعة الحقول المستخرجة وفحص الاقتراحات وتأكيد المطابقات أو رفضها. عندما يكون البريد الإلكتروني متصلاً بالفعل بسجل، يظهر نشاط البريد الإلكتروني المرتبط أيضًا من الجانب الآخر في صفحات الفاتورة وعروض الأسعار والاستلام والمعاملة وتفاصيل العميل.

إذا كان نوع المستند incoming_invoice أو receipt، فيمكنك إنشاء فاتورة واردة مباشرة من البريد الإلكتروني. يستخدم الإجراء createReceiptFromEmail بيانات المستند المستخرجة لملء السجل الجديد مسبقًا وتجنب إنشاء نسخ مكررة عندما تتم معالجة البريد الإلكتروني بالفعل أو تخطيه عمدًا.

أدلة ذات صلة