อีเมลอัจฉริยะ

เปลี่ยนกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณให้เป็นกล่องจดหมายของเอกสาร

ระบบอีเมลอัจฉริยะ ช่วยให้บริษัทของคุณมีกล่องจดหมายเฉพาะที่เฝ้าดูข้อความขาเข้า ระบุเอกสารทางธุรกิจ แยกข้อมูลสำคัญ และแนะนำลิงก์ไปยังบันทึกที่ถูกต้องใน NomadBill ได้รับการออกแบบมาเพื่อวิธีการทำงานของฟรีแลนซ์และทีมขนาดเล็ก: ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล ลูกค้าตอบกลับใบเสนอราคา และการยืนยันการชำระเงินจะมาในกล่องจดหมายเดียวกัน

ตู้ไปรษณีย์ตัวแทน

แต่ละบริษัทจะได้รับกล่องจดหมายของตัวแทนเฉพาะในรูปแบบหนึ่งกล่อง agent_name@agent.nomadbill.co.หากพื้นที่ทำงานของคุณใช้โดเมนตัวแทนแบบกำหนดเอง เมลบ็อกซ์จะใช้โดเมนนั้นแทน

เฉพาะเจ้าของบริษัทเท่านั้นที่สามารถจัดเตรียมกล่องจดหมายได้ระหว่างการตั้งค่า NomadBill จะทำให้ชื่อเอเจนต์เป็นมาตรฐานในรูปแบบที่ปลอดภัยสำหรับเมลบ็อกซ์โดยแปลงเป็นตัวพิมพ์เล็ก แทนที่ช่องว่างด้วยเครื่องหมายยัติภังค์ และจำกัดตัวกระสุนไว้ที่ 40 อักขระ

เมื่อการจัดเตรียมเริ่มต้นขึ้น NomadBill :

• สร้างการอนุญาตเมลด้วย Nylas
• เก็บการเชื่อมต่อเมลบ็อกซ์ไว้ในไฟล์ company_email_accounts บันทึก
• ลงทะเบียน webhook สำหรับกิจกรรมเมลขาเข้า

เว็บฮุคจะรับฟังเหตุการณ์เหล่านี้:

• message.created
• message.updated
• grant.expired

NomadBill ลงทะเบียน webhook ที่ /api/public/nylas-webhook.ในระหว่างการจับมือ webhook ครั้งแรก GET ตัวจัดการส่งคืนไฟล์ challenge พารามิเตอร์การค้นหาตรงตามที่ได้รับทุกประการ

วิธีการประมวลผลอีเมลขาเข้า

ข้อความใหม่ทุกข้อความจะเป็นไปตามขั้นตอนการประมวลผลเดียวกัน ดังนั้นผลลัพธ์จึงคงเส้นคงวาและหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อน

การจำแนกประเภทเอกสาร

ระบบอีเมลอัจฉริยะ จะจัดประเภทข้อความที่วิเคราะห์แต่ละรายการเป็นประเภทเอกสารประเภทใดประเภทหนึ่งต่อไปนี้:

• incoming_invoice
• receipt
• outgoing_invoice
• quote
• payment_confirmation
• reminder
• contract
• other

การจัดหมวดหมู่ช่วยให้ NomadBill ตัดสินใจได้ว่าจะเสนอการดำเนินการใดต่อไปยกตัวอย่างเท่านั้น incoming_invoice และ receipt อีเมลสามารถเปลี่ยนเป็นบันทึกใบแจ้งหนี้ขาเข้าได้โดยตรง

ข้อมูลที่ AI แยกออกมา

ผลการวิเคราะห์อาจรวมถึงฟิลด์ที่แยกออกมาต่อไปนี้

การจับคู่และข้อเสนอแนะ

หลังจากการวิเคราะห์ NomadBill จะค้นหาเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องในพื้นที่ทำงานของคุณและให้คะแนนผู้สมัครแต่ละคนข้อเสนอแนะต้องมีคะแนนขั้นต่ำที่ 0.35 ปรากฏขึ้นและระบบจะส่งคืนข้อเสนอแนะสูงสุด 12 รายการต่ออีเมล

กลไกการจับคู่จะประเมินเรคคอร์ดหลายประเภท:

• ใบแจ้งหนี้
• คำพูด
• ใบแจ้งหนี้ขาเข้า
• ธุรกรรมธนาคาร
• ลูกค้า

สำหรับใบแจ้งหนี้ สัญญาณที่ชัดเจนที่สุดคือหมายเลขเอกสาร จำนวนเงิน ผู้รับ และตัวตนของลูกค้าโมเดลการให้คะแนนจะเพิ่มคะแนนสำหรับ:

• พบหมายเลข: +0.55
• จำนวนเงินภายในประมาณ ±0.5% หรือ ±0.02: +0.30
• การจับคู่สกุลเงิน: +0.05
• วันที่ภายใน 14 วัน: +0.10
• sent_to มีอีเมลผู้ส่ง: +0.25
• การจับคู่ชื่อลูกค้า: +0.15

สำหรับธุรกรรมธนาคาร กลไกจะเน้นไปที่หลักฐานการชำระเงินและข้อมูลระบุตัวตนของคู่สัญญามันเพิ่มคะแนนสำหรับ:

• จำนวนเงินที่ตรงกัน: +0.45
• พบหมายเลขผู้สมัคร: +0.35
• การจับคู่ชื่อคู่: +0.20
• วันที่ภายใน 30 วัน: +0.10

สำหรับลูกค้า กลไกจะพยายามระบุว่าใครเป็นอีเมลก่อนที่จะแนะนำบันทึกการปฏิบัติงานมันเพิ่มคะแนนสำหรับ:

• การจับคู่อีเมลแบบตรงทั้งหมด: +0.80
• โดเมนเดียวกัน: +0.50
• การจับคู่ชื่อ: +0.30

คะแนนเหล่านี้เป็นคะแนนบวก ดังนั้นการจับคู่ที่แข็งแกร่งมักจะรวมสัญญาณหลายรายการพร้อมกัน แทนที่จะขึ้นอยู่กับฟิลด์เดียว

การจัดการลิงก์อีเมล

NomadBill ติดตามว่าอีเมลแต่ละฉบับเกี่ยวข้องกับบันทึกของคุณอย่างไรลิงก์สามารถอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งจากสามสถานะ:

• แนะนำ — NomadBill พบรายการที่น่าจะตรงกันและกำลังรอการตรวจทานของคุณ
• เชื่อมโยงแล้ว — คุณยืนยันว่าอีเมลเป็นของใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน ธุรกรรม หรือลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง
• ถูกไล่ออก — คุณปฏิเสธข้อเสนอแนะ และการตัดสินใจนั้นจะยังคงอยู่หากมีการวิเคราะห์อีเมลอีกครั้ง

ใช้การ์ด ระบบอีเมลอัจฉริยะ ในมุมมองอีเมลเพื่อตรวจสอบฟิลด์ที่แยกออกมา ตรวจสอบข้อเสนอแนะ และยืนยันหรือยกเลิกรายการที่ตรงกันเมื่ออีเมลเชื่อมต่อกับเรกคอร์ดแล้ว กิจกรรมอีเมลที่เชื่อมโยงก็จะปรากฏขึ้นจากอีกด้านหนึ่งในหน้าใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน ธุรกรรม และรายละเอียดลูกค้า

หากเป็นประเภทเอกสาร incoming_invoice หรือ receipt คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ขาเข้าได้โดยตรงจากอีเมลที่ createReceiptFromEmail การดำเนินการใช้ข้อมูลเอกสารที่แยกออกมาเพื่อกรอกบันทึกใหม่ล่วงหน้า และหลีกเลี่ยงการสร้างรายการซ้ำเมื่ออีเมลได้รับการประมวลผลแล้วหรือข้ามไปโดยเจตนา

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง