คู่มือผู้ใช้การออกใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้

สร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ในหลายสกุลเงินด้วยการคำนวณ VAT การสร้าง PDF และการชำระเงิน Stripe

สร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้

ใช้การออกใบแจ้งหนี้ NomadBill เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ คำนวณ VAT ส่งออกแบรนด์ ไฟล์ PDF ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล และรับการชำระเงินออนไลน์ผ่าน Stripe คุณสามารถจัดการร่างใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้ว ติดตามความคืบหน้าในการชำระเงิน และรักษาหมายเลขใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกันทั่วทั้งบริษัทของคุณ

หากคุณเริ่มต้นจากใบเสนอราคาที่ได้รับอนุมัติ ให้ใช้ขั้นตอนการเสนอราคาต่อใบแจ้งหนี้ที่อธิบายไว้ใน ใบเสนอราคา.

สถานะใบแจ้งหนี้

NomadBill ติดตามใบแจ้งหนี้ด้วยสองฟิลด์แยกกัน ได้แก่ status และ payment_status ป้ายสถานะใบแจ้งหนี้จะให้ความสำคัญกับข้อมูลการชำระเงิน ดังนั้นเมื่อ payment_status เป็น paid ใบแจ้งหนี้จะแสดงว่าชำระเงินแล้ว แม้ฟิลด์ status ทั่วไปจะมีค่าอื่น

ฟิลด์ค่าความหมาย
statusdraft, sent, paid, overdueสถานะวงจรการใช้งานของเอกสาร
payment_statusunpaid, pending, paid, failedสถานะการประมวลผลการชำระเงิน

วิธีอ่านที่เป็นประโยชน์คือ:

  • draft — คุณยังคงแก้ไขใบแจ้งหนี้และยังไม่ได้สรุปการส่ง
  • sent — ใบแจ้งหนี้ได้รับการจัดส่งแล้วหรือทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว
  • overdue — เลยวันครบกำหนดแล้วและยังไม่มีการชำระใบแจ้งหนี้
  • paid — ใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระแล้ว

สถานะการชำระเงินมีรายละเอียดเพิ่มเติมดังนี้:

  • unpaid - ยังไม่มีการบันทึกการชำระเงิน
  • pending — อยู่ระหว่างการชำระเงิน.
  • paid — ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว
  • failed — ความพยายามในการชำระเงินไม่เสร็จสมบูรณ์

หากมีใบแจ้งหนี้แสดง paid ใน UI สถานะที่ชำระเงินนั้นมีลำดับความสำคัญมากกว่าสถานะเอกสารทั่วไปสำหรับการแสดงป้าย

การสร้างใบแจ้งหนี้

สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่จาก ใบแจ้งหนี้ กรอกรายละเอียดลูกค้าและการเรียกเก็บเงิน เพิ่มรายการสินค้าของคุณ จากนั้นตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนส่ง NomadBill เก็บใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่เสร็จไว้เป็นฉบับร่าง เพื่อให้คุณสามารถกลับมาดูได้ในภายหลัง

เปิดใบแจ้งหนี้ใหม่

ไปที่ ใบแจ้งหนี้ และสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ NomadBill เตรียมเอกสารตามบริบทบริษัทของคุณและกำหนดหมายเลขเมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้เปิดขึ้น คุณจะเห็นช่องการเรียกเก็บเงิน รายการสินค้า ยอดรวม และการตั้งค่าเอกสารที่แก้ไขได้

เพิ่มรายละเอียดลูกค้าและการเรียกเก็บเงิน

ป้อนข้อมูลลูกค้า วันที่ออกใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด สกุลเงิน และภาษาเลือกภาษาของใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับผู้รับเพื่อให้ป้ายกำกับใน PDF และอีเมลแสดงได้อย่างถูกต้อง

หลังจากบันทึกแล้ว ใบแจ้งหนี้จะยังคงมีสถานะ ร่างจนกว่าคุณจะส่งหรือทำเครื่องหมายเป็นอย่างอื่น

เพิ่มรายการสินค้า

เพิ่มผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการเป็นรายการแยกกันโดยมีชื่อ ปริมาณ และราคาต่อหน่วยใส่คำอธิบายเมื่อคุณต้องการชี้แจงขอบเขต ระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน หรือการส่งมอบ

ยอดรวมย่อยจะอัปเดตเมื่อคุณเพิ่มหรือแก้ไขรายการ

ตรวจสอบ VAT และผลรวม

ยืนยันเปอร์เซ็นต์ VAT ก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ NomadBill คำนวณผลรวมจากผลรวมย่อยและเปอร์เซ็นต์ VAT เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบจำนวนเงินก่อนสร้าง PDF หรือลิงก์การชำระเงิน

ขั้นตอนการตรวจสอบที่ถูกต้องควรทำให้คุณมีผลรวมย่อย จำนวนเงิน VAT และผลรวมสุดท้ายที่ชัดเจน

ส่งออก ส่ง หรือเก็บเงิน

เมื่อใบแจ้งหนี้ดูถูกต้องแล้ว ให้สร้าง PDF ส่งทางอีเมล หรือเปิดใช้งานการชำระเงิน Stripe หากคุณต้องการให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์หลังจากส่ง NomadBill สามารถบันทึกรายละเอียดการจัดส่ง เช่น ใครได้รับใบแจ้งหนี้ และเวลาที่ส่ง

ณ จุดนั้น ใบแจ้งหนี้จะย้ายจากการแก้ไขไปสู่การติดตามที่ใช้งานอยู่

รายการสินค้า

รายการใบแจ้งหนี้แต่ละรายการจะจัดเก็บโครงสร้างขนาดเล็กและสอดคล้องกัน เพื่อให้คุณสามารถเก็บค่าธรรมเนียมได้ชัดเจนและคาดการณ์ได้รายการสินค้าประกอบด้วย:

  • id — ตัวระบุภายในที่เป็นตัวเลือก
  • name — ชื่อรายการสินค้า
  • description — ข้อความรายละเอียดเพิ่มเติม
  • quantity — คุณเรียกเก็บเงินจำนวนกี่หน่วย
  • price – ราคาต่อหน่วย

ใช้หนึ่งรายการสินค้าต่อบริการ ผลิตภัณฑ์ หรือช่วงเวลาที่เรียกเก็บเงินที่เรียกเก็บเงินได้ซึ่งจะทำให้ PDF อ่านง่ายขึ้น และช่วยให้ลูกค้าของคุณเข้าใจว่ายอดรวมถูกสร้างขึ้นอย่างไร

NomadBill ยังรองรับการลากและวางสำหรับรายการสินค้าใหม่อีกด้วยเรียงลำดับรายการใหม่เพื่อให้ตรงกับเรื่องราวที่คุณต้องการให้ใบแจ้งหนี้บอก เช่น แสดงรายการบริการหลักก่อนและค่าใช้จ่ายที่ขอคืนได้อยู่อันดับสุดท้าย

การคำนวณ VAT

NomadBill คำนวณผลรวมใบแจ้งหนี้จากผลรวมย่อยและเปอร์เซ็นต์ VAT สูตรคือ:

total = subtotal + (subtotal x vat_percentage / 100)

อัตรา VAT เริ่มต้นคือ **19%**ซึ่งตรงกับอัตรามาตรฐานของเยอรมันคุณสามารถเปลี่ยนเปอร์เซ็นต์ VAT ต่อใบแจ้งหนี้ได้ตามต้องการ ตราบใดที่ค่ายังอยู่ในช่วงที่อนุญาต 0 ถึง 100.

นั่นหมายถึง:

  • 0 ใช้ได้กับใบแจ้งหนี้ ที่ยกเว้น VAT หรือใช้อัตรา 0%
  • 19 เป็นค่าเริ่มต้น
  • 100 คือขีดจำกัดบนที่อนุญาต

ตรวจสอบอัตรา VAT ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเรียกเก็บเงินข้ามเขตอำนาจศาลหรือดำเนินการกับการรักษาภาษีแบบผสม

สกุลเงินและภาษา

NomadBill รองรับสกุลเงินใบแจ้งหนี้ห้าสกุลเงินและภาษาใบแจ้งหนี้สี่ภาษาค่าเหล่านี้มีการบังคับใช้ ดังนั้นใบแจ้งหนี้จึงใช้ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งที่รองรับเสมอ

สกุลเงินที่รองรับ

  • EUR
  • USD
  • GBP
  • CHF
  • AED

ภาษาใบแจ้งหนี้ที่รองรับ

  • DE
  • EN
  • FR
  • ES

วิธีเลือกสกุลเงินเริ่มต้น

NomadBill แก้ไขสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ตามลำดับนี้:

  1. สกุลเงินของใบแจ้งหนี้ — หากใบแจ้งหนี้มีสกุลเงินอยู่แล้ว ระบบจะใช้ค่านั้น
  2. สกุลเงินเริ่มต้นของบริษัท — หากใบแจ้งหนี้ไม่มีสกุลเงินที่ชัดเจน NomadBill จะตรวจสอบค่าเริ่มต้นของบริษัท
  3. การตั้งค่าสกุลเงินทั่วโลก — หากไม่มีสองอันแรกอยู่ NomadBill จะกลับไปเป็นสกุลเงินสากลที่เก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลเบราว์เซอร์ในเครื่องเป็น nb.currency.

ลำดับความสำคัญนี้จะทำให้ใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่มีเสถียรภาพ ในขณะเดียวกันก็ให้ทางเลือกสำหรับทั้งบริษัทและระดับผู้ใช้

เลขที่ใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้ใช้รูปแบบ R-00001.ที่ R คำนำหน้าระบุประเภทเอกสาร และส่วนที่เป็นตัวเลขจะใช้ตัวเลขห้าหลักโดยมีศูนย์นำหน้า

NomadBill สร้างตัวเลขผ่านฟังก์ชันฐานข้อมูลที่กำหนดหมายเลขเอกสารถัดไปแบบอะตอมมิกสำหรับแต่ละบริษัทสิ่งสำคัญคือถ้ามีคนสร้างใบแจ้งหนี้พร้อมกันหลายคน เนื่องจากลำดับยังคงปลอดภัยจากสภาพการแข่งขัน

รายละเอียดสองประการมีความสำคัญสำหรับการใช้งานในแต่ละวัน:

  • เลขที่ใบรับแจ้งคือ ต่อบริษัทไม่แชร์ทั่วโลกในทุกบัญชี
  • หมายเลขใบแจ้งหนี้แต่ละหมายเลขจะต้องไม่ซ้ำกันภายในบริษัทเดียวกันผ่านทาง company_id และ invoice_number การผสมผสาน.

รุ่น PDF

NomadBill สามารถส่งออกใบแจ้งหนี้เป็นเอกสาร PDF เพื่อดาวน์โหลด แบ่งปัน หรือส่งอีเมลกลไก PDF ใช้ข้อมูลใบแจ้งหนี้มาตรฐานร่วมกับแบรนด์บริษัทของคุณเพื่อสร้างเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์

PDF ที่สร้างขึ้นใช้ไฟล์ แนวตั้ง A4 เค้าโครงด้วย ขอบ 15 มม และอาจรวมถึง:

  • โลโก้บริษัท
  • สีของแบรนด์
  • ตารางรายการสินค้า
  • บล็อกผลรวม
  • รายละเอียดธนาคาร
  • ส่วนท้าย

เอาต์พุต PDF ยังรองรับภาษาของใบแจ้งหนี้ทั้งสี่ภาษา ดังนั้นป้ายกำกับจึงปรากฏเป็นภาษาที่เลือกในใบแจ้งหนี้หากคุณใช้เค้าโครง PDF แบบกำหนดเอง NomadBill ยังรองรับการเรนเดอร์ตามเทมเพลตด้วย

เทมเพลต PDF

คำพูด

การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

NomadBill ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ผ่าน Resend โดยใช้ noreply@nomadbill.co เป็นที่อยู่ของผู้ส่งคุณสามารถส่งอีเมลเอกสารที่มีเนื้อหา HTML และไฟล์แนบ PDF ที่เป็นตัวเลือก หรืออีเมลแบบสรุปที่บันทึกรายละเอียดการจัดส่งในฐานข้อมูล

เมื่อคุณส่งอีเมลสรุปใบแจ้งหนี้ NomadBill จะอัปเดตฟิลด์การติดตามเหล่านี้:

  • sent_at — เมื่อส่งใบแจ้งหนี้แล้ว
  • sent_to — ซึ่งผู้รับได้รับมัน
  • email_status — ตั้งค่าเป็น sent

เนื้อหาอีเมลอาจรวมถึง:

  • หมายเลขเอกสาร
  • ชื่อลูกค้า
  • ข้อความที่กำหนดเองเพิ่มเติม
  • จำนวนเงินทั้งหมด

ซึ่งจะทำให้คุณได้รับทั้งการจัดส่งขาออกและเส้นทางการตรวจสอบขั้นพื้นฐานภายในบันทึกใบแจ้งหนี้

รับชำระเงินด้วย Stripe

เปิดใช้งาน Stripe บนใบแจ้งหนี้เมื่อคุณต้องการให้ลูกค้าชำระเงินผ่านหน้าการชำระเงินที่โฮสต์ไว้ NomadBill สร้าง Stripe Checkout Session สำหรับใบแจ้งหนี้และส่งลูกค้าไปที่ Stripe เพื่อชำระเงินให้เสร็จสิ้น

การไหลของ Stripe ทำงานอย่างไร

เปิดใช้งาน Stripe สำหรับใบแจ้งหนี้

เปิด Stripe สำหรับใบแจ้งหนี้ stripe_enabled มีการใช้งานอยู่สิ่งนี้จะทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่ามีสิทธิ์สำหรับการชำระเงินออนไลน์

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ใบแจ้งหนี้จะสามารถสร้างเซสชันการชำระเงินที่โฮสต์ได้

สร้างเซสชันการชำระเงิน

NomadBill สร้าง Stripe Checkout Session จากผลรวมใบแจ้งหนี้จำนวนเงินที่ส่งไปที่ Stripe จะถูกแปลงเป็นเซนต์โดยใช้ Math.round(total_amount * 100) และรหัสสกุลเงินจะถูกแปลงเป็นตัวพิมพ์เล็กสำหรับ Stripe API

เพื่อให้แน่ใจว่า Stripe จะได้รับจำนวนเงินในรูปแบบที่คาดหวัง

เปลี่ยนเส้นทางลูกค้าไปที่ Stripe

ลูกค้าถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้าชำระเงินที่โฮสต์ Stripe เพื่อชำระเงินให้เสร็จสิ้นอย่างปลอดภัยคุณไม่จำเป็นต้องรวบรวมรายละเอียดบัตรโดยตรงในหน้าใบแจ้งหนี้

การเปลี่ยนเส้นทางที่สำเร็จหมายความว่าลูกค้ากำลังชำระเงินให้เสร็จสิ้นใน Stripe

จัดการความสำเร็จหรือการยกเลิก

หลังจากการชำระเงิน Stripe จะส่งลูกค้ากลับไปยังเส้นทางใบแจ้งหนี้หนึ่งในสองเส้นทาง:

  • ความสำเร็จ: /invoices/$id/pay/success
  • ยกเลิก: /invoices/$id/pay/cancel

หน้าความสำเร็จยืนยันการชำระเงินและทริกเกอร์การติดตามการซื้อหน้ายกเลิกให้ลูกค้าลองอีกครั้ง

อัปเดตใบแจ้งหนี้หลังจากยืนยันเว็บฮุค

เมื่อ Stripe ส่งไฟล์ checkout.session.completed เหตุการณ์ webhook NomadBill จะอัปเดตใบแจ้งหนี้เป็น payment_status=paid และ status=paid.

การอัปเดต webhook นี้เป็นสิ่งที่สรุปสถานะการชำระเงินภายใน NomadBill

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำทำให้คุณสามารถทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบการเรียกเก็บเงินซ้ำได้ NomadBill เก็บสิ่งนี้ไว้กับ is_recurring ธงและก recurring_frequency ค่า.

ความถี่ที่เกิดซ้ำที่รองรับคือ:

  • รายสัปดาห์
  • รายเดือน
  • รายไตรมาส
  • เป็นประจำทุกปี

ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำเป็นเพียงข้อมูลเมตาเท่านั้น NomadBill ไม่รันงาน cron อัตโนมัติ และไม่สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ตามกำหนดเวลาจากแฟล็กนี้เพียงอย่างเดียว

ใช้การตั้งค่าที่เกิดซ้ำเพื่อติดป้ายกำกับและจัดระเบียบการเรียกเก็บเงินซ้ำ แต่อย่ายึดถือการตั้งค่าเหล่านี้เป็นกลไกการสมัครสมาชิกอัตโนมัติ

จะทำอย่างไรต่อไป

จัดการเทมเพลต PDF

ทำงานกับเครื่องหมายคำพูด

Was this page helpful?